Sesame HRGestão documental
Descobre quais os documentos laborais que a tua empresa deve obrigatoriamente manter e arquivar. Garante a conformidade legal e otimiza a gestão interna com estas dicas essenciais.
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Pedro Martins Da Silva
HR Consultant
25 de junho, 2025
A documentação laboral de uma empresa assume uma relevância central na gestão de recursos humanos e no cumprimento das obrigações legais. Se geres uma organização com mais de 20 colaboradores, sabes que a complexidade decorrente das diversas exigências legais impacta não só o quotidiano administrativo, mas também a relação com colaboradores e entidades externas.
Um adequado sistema de gestão destes registos permite não apenas responder às exigências legais como assegurar a proteção jurídica da tua empresa e fortalecer um clima organizacional de transparência.
Por conseguinte, a tua atenção a estes procedimentos revela-se fundamental para evitar contingências legais e garantir que a empresa está preparada para quaisquer auditorias ou inspeções. Se procuras segurança, eficiência e cumprimento da lei, este artigo foi pensado para ti.
Prossegue na leitura para dominares as melhores práticas de organização documental laboral e evitares surpresas indesejadas.
Ao organizar os espaços de trabalho, cumpre-te observar várias obrigações relativas à exposição de informações essenciais em local visível a todos os colaboradores. Entre os principais documentos que devem ser afixados, destacam-se:
A afixação destes elementos não deve se encarar como mera formalidade. Pelo contrário, a sua correta exposição valoriza o compromisso com a legalidade, facilita o acesso à informação por parte dos colaboradores e transmite rigor às entidades fiscalizadoras.
A atualização regular destes mapas – em especial após alterações no quadro de pessoal, nos horários ou nas políticas internas – é indispensável para manter a empresa sempre alinhada com as normas em vigor.
A tua abordagem à organização e conservação da informação relacionada com relações laborais deve ser proativa e estruturada. Segue algumas recomendações indispensáveis:
Em suma, estas medidas contribuem para consolidar uma cultura empresarial baseada em procedimentos sólidos e redução do risco de incumprimento legal.
Num cenário cada vez mais marcado pela agilidade e pela conformidade legal, manter a documentação laboral de uma empresa em formato digital deixou de ser apenas uma opção conveniente — tornou-se uma verdadeira necessidade.
Ao optares por um sistema digital, asseguras não só uma maior organização e acessibilidade, como também garantias em termos de segurança de dados e cumprimento das exigências do Código do Trabalho.
Além disso, a digitalização dos documentos laborais permite-te centralizar toda a informação relevante dos colaboradores — como contratos, recibos de vencimento, avaliações de desempenho ou declarações — numa única plataforma. O que facilita a consulta por parte do departamento de RH e evitando perdas de informação ou falhas em auditorias.
Por fim, ao digitalizares a gestão documental com ferramentas como a da Sesame RH, ganhas eficiência, eliminas o uso excessivo de papel e contribuis para práticas mais sustentáveis e modernas dentro da tua organização.
A gestão documental é uma componente crítica da organização interna de qualquer empresa. Quando bem estruturada, garante segurança jurídica, eficiência operacional e cumprimento das obrigações legais.
Por isso, para facilitar esse processo, reunimos abaixo algumas práticas essenciais que te vão ajudar a otimizar a gestão dos documentos da tua empresa:
Portanto, queres otimizar toda a gestão documental laboral do teu departamento de recursos humanos? Solicita já uma demonstração do software Sesame RH e descobre como é fácil assegurar o cumprimento legal, simplificar processos e poupar tempo valioso. Leva a tua empresa para o próximo nível!
Eu sou o Walter Moreira, consultor da Sesame RH. Marque uma reunião com a minha equipa para ajudar-te.
