Checklist para um processo de onboarding de sucesso [PDF grátis]

Um processo de onboarding é o conjunto de etapas que acolhe e integra uma nova contratação na empresa, desde antes do primeiro dia até ela trabalhar com autonomia. Quando é bem feito, acelera a produtividade, aumenta o envolvimento e reduz a rotatividade nos primeiros meses.

Para que nenhum detalhe fique esquecido, preparámos uma checklist gratuita em PDF com 30 tarefas, pensada para a chefia que recebe a nova pessoa. Está organizada em cinco etapas, da pré-chegada aos 90 dias, e inclui os sinais que te dizem se a integração na equipa e na cultura da empresa está a correr bem.

⬇ Descarrega a checklist em PDF

O que inclui a checklist de onboarding?

As 30 tarefas estão divididas em cinco etapas, seis por etapa:

Antes da chegada (1 a 2 semanas antes): contrato assinado e ficha criada com RH, objetivos dos primeiros 90 dias, posto de trabalho e acessos prontos, escolha de um buddy e mensagem de boas-vindas.
Primeiro dia: receção pessoal, apresentação da equipa, missão e valores, confirmação de equipamento e acessos, e uma conversa curta no fim do dia.
Primeira semana: uma primeira tarefa real, reuniões com outras áreas, políticas internas e registo de horário, formação básica e uma reunião individual semanal.
Primeiro mês: revisão de prioridades, mais autonomia, necessidades de formação e o primeiro feedback sobre o desempenho, com exemplos concretos.
Aos 90 dias: avaliação face aos objetivos, objetivos para os meses seguintes, conversa sobre evolução e avaliação do próprio onboarding.

Uma regra simples ajuda muito: trata dos documentos antes da chegada e usa o primeiro dia para as pessoas e o contexto, não para a burocracia.

Quanto tempo deve durar um processo de onboarding?

Em geral, uma boa integração dura entre um e três meses, conforme a empresa e a função:

Primeira semana: acolhimento, formação básica, apresentação da equipa e contacto com a cultura da empresa.
Primeiro mês: a pessoa assume responsabilidades, recebe formação mais específica e o primeiro feedback.
Aos três meses: espera-se que já trabalhe com autonomia, com uma avaliação da integração e do desempenho.

Em funções técnicas ou de liderança, o acompanhamento pode prolongar-se até seis meses.

Como saber se o onboarding está a correr bem?

Nas reuniões individuais, presta atenção a estes sinais:

Sinais positivos: faz perguntas e propõe ideias, entrega as primeiras tarefas sem acompanhamento constante, sabe a quem pedir ajuda e começa a colaborar com outras áreas.
Sinais de alerta: ao fim da primeira semana ainda lhe faltam acessos, não sabe como vai ser avaliada, chegou ao fim do primeiro mês sem feedback ou isola-se da equipa.

Os sinais de alerta pedem uma conversa no próprio dia. Quanto mais cedo os resolveres, menor o risco de perderes a nova contratação.

Perguntas frequentes

Quem é responsável pelo onboarding: RH ou a chefia?

Os dois. RH trata do contrato, da ficha do colaborador e dos documentos; a chefia trata do posto de trabalho, dos objetivos, da apresentação à equipa e do acompanhamento semanal. Convém combinar antes quem faz cada tarefa.

O que é um buddy no onboarding?

É um colega da equipa que acompanha a nova pessoa nas primeiras semanas e responde às dúvidas do dia a dia. Ajuda muito, mas não substitui a chefia, que continua a ser a principal referência.

O onboarding coincide com o período experimental?

Muitas vezes, sim. Na generalidade dos contratos sem termo, o período experimental é de 90 dias, segundo o artigo 112.º do Código do Trabalho, por isso a avaliação dos 90 dias é um bom momento para fazer o balanço com a pessoa.

Como a Sesame HR te ajuda no processo de onboarding

Com um software de onboarding como a Sesame HR, nenhuma tarefa fica esquecida:

Onboarding automatizado: fluxos de tarefas que reduzem a carga administrativa.
Gestão documental integrada: contratos, políticas internas e formulários num só lugar.
Acompanhamento de cada etapa: checklists e marcos definidos para cada nova contratação.
Comunicação desde o primeiro dia: a nova pessoa recebe a informação de que precisa, quando precisa.

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E não te esqueças: podes descarregar a checklist para um processo de onboarding de sucesso em PDF, pronta a preencher.