O relatório final de recrutamento e seleção é um documento fundamental para qualquer departamento de Recursos Humanos, pois consolida toda a informação recolhida ao longo do processo seletivo.
Da mesma forma, este relatório serve para apresentar, de forma clara e objetiva, os resultados das diferentes fases do recrutamento, permitindo à gestão tomar decisões informadas e fundamentadas.
Além de ser uma ferramenta essencial para a transparência e acompanhamento interno, o relatório também ajuda a identificar pontos fortes e áreas de melhoria no processo de atração de pessoal, contribuindo para a otimização das futuras contratações.
Neste artigo, vamos abordar como estruturar e elaborar um relatório final de recrutamento e seleção eficaz, que reflita a realidade do processo e apoie as decisões estratégicas da empresa.
Que é o relatório de recrutamento e seleção de pessoal?
Um relatório de recrutamento e seleção de pessoal é o documento final do processo de seleção. Nele, devem constar as avaliações sobre a idoneidade do candidato para ocupar a vaga para a qual se candidata.
Para isso, será utilizada a informação recolhida na entrevista de trabalho, além daquela refletida no seu CV. Da mesma maneira, a finalidade é que os recrutadores transmitam as suas recomendações e observações ao responsável final pela decisão de contratar.
Para tal, deve cumprir três premissas:
- Transmita a informação básica sobre o candidato da forma mais clara possível
- Avaliar as condutas e competências relacionadas com o emprego a que aspira
- Facilitar a escolha do candidato idóneo para preencher essa vaga
Quando o relatório de recrutamento e seleção de pessoal cumpre estas três regras, torna-se mais fácil tomar a decisão adequada para a empresa.
Relatório de recrutamento individual vs grupal
É cada vez mais comum realizar entrevistas de emprego ou dinâmicas grupais durante o processo de seleção de pessoal. De igual modo, podemos elaborar relatórios individuais e de grupo.
Por um lado, o relatório de recrutamento individual permite conhecer a fundo as condutas que foram observadas.
Por outro lado, o relatório grupal perde essa precisão em benefício da comparação. Torna-se mais fácil comparar os dados ou resultados dos candidatos. Ambas as opções são igualmente válidas, pelo que os recrutadores deverão escolher a mais adequada consoante cada situação.
Tipos de relatório de recrutamento e seleção
Nem todos os processos de recrutamento têm a mesma natureza nem os mesmos objetivos. Por isso, é importante conhecer os diferentes tipos de relatório disponíveis e escolher o mais adequado a cada situação. Se quiseres aprofundar a lógica de documentação em RH, podes consultar o nosso guia sobre como fazer um relatório de trabalho.
Relatório individual de recrutamento
O relatório individual foca-se num único candidato e regista de forma detalhada as suas competências, comportamentos observados nas entrevistas, resultados de provas técnicas e adequação ao perfil da vaga. É o tipo mais completo e útil quando o processo envolve poucos candidatos finalistas ou quando o cargo exige uma avaliação muito aprofundada.
Os elementos essenciais de um relatório individual são:
- Identificação do candidato e cargo a que se candidata.
- Resumo da trajetória profissional e formação académica relevante.
- Avaliação de competências técnicas e comportamentais, com pontuação por critério.
- Pontos fortes e áreas de desenvolvimento identificados durante o processo.
- Recomendação final: apto, apto com reservas ou não recomendado.
Relatório grupal de recrutamento
O relatório grupal compara vários candidatos avaliados em simultâneo, normalmente após dinâmicas de grupo ou provas coletivas, e apresenta os dados de forma comparativa. É especialmente útil quando se recrutam várias pessoas para o mesmo cargo ou quando se realizam assessment centers.
A principal vantagem deste formato é a facilidade de ranking entre candidatos: ao colocar os dados lado a lado, torna-se mais simples identificar quem se destaca em cada dimensão avaliada. A desvantagem é que perde profundidade de análise por candidato, razão pela qual muitas equipas de RH combinam os dois formatos: relatório grupal para a triagem e individual para os finalistas.
Relatório por fonte de recrutamento
Este tipo de relatório analisa de onde vieram os candidatos, portais de emprego, LinkedIn, referências internas, candidaturas espontâneas, universidades, etc. e avalia a qualidade e o custo associado a cada fonte.
É uma ferramenta estratégica para otimizar o orçamento de recrutamento: se uma determinada fonte gera muitas candidaturas mas poucas contratações de qualidade, pode não ser a mais eficiente. Para planear estas fontes de forma estruturada desde o início, é útil partir de um modelo de plano de recrutamento que defina os canais e os critérios de avaliação antes de abrir a vaga.
Os dados que este relatório deve incluir são:
- Número de candidaturas recebidas por fonte.
- Taxa de triagem positiva por fonte (candidatos que avançaram no processo).
- Custo por candidatura e custo por contratação por canal.
- Tempo médio até contratação por fonte.
Relatório de avaliação de resultados do recrutamento
O relatório de avaliação de resultados é o documento de fecho do processo global de recrutamento. Não se centra num candidato específico, mas no desempenho do próprio processo: quanto tempo demorou, quantas fases teve, qual foi a taxa de aceitação da proposta, e como se compara com processos anteriores.
Os KPIs mais relevantes a incluir são:
- Time to hire: tempo médio desde a abertura da vaga até à aceitação da oferta.
- Cost per hire: custo total do processo dividido pelo número de contratações.
- Taxa de retenção a 90 dias: percentagem de contratados que permanecem na empresa após o período de experiência.
- Qualidade da contratação: avaliação do desempenho do novo colaborador nos primeiros meses.
- Taxa de satisfação dos candidatos com a experiência no processo seletivo.
Para acompanhar estes indicadores de forma contínua e automatizada, as equipas de RH podem recorrer a uma plataforma de relatórios e indicadores de RH que centralize os dados de todos os processos e permita comparações históricas em tempo real.
Como fazer um relatório de seleção de pessoal?
Contar com a ajuda de um software ATS que facilite o processo é sempre uma boa opção. Graças às funções de recrutamento do software de recursos humanos da Sesame RH, poderás agilizar a procura por talento.
Temos a opção de adicionar opiniões ou avaliações ao relatório de cada colaborador, destacar os seus prós e contras ou indicar em que estado se encontra a candidatura.
Este tipo de ferramentas também facilita o acesso à informação por todas as partes envolvidas no processo de seleção. Assim, a contratação torna-se mais célere.
Antes de iniciar qualquer processo de seleção ou elaborar o relatório, é essencial certificar-se de que se conhece a responsabilidade ou o funcionamento da vaga. Só assim se poderá efetuar uma avaliação adequada às necessidades da empresa.
Manter os critérios de avaliação para todos os candidatos a uma mesma vaga é fundamental. Estes variam de acordo com o cargo e não segundo o candidato. Caso contrário, perder-se-á imparcialidade, e o relatório de seleção de pessoal deve ser o mais objetivo possível.
Finalmente, é importante cuidar da linguagem. Evitar expressões absolutas é fundamental. Em vez de classificar candidatos como aptos ou não aptos, é preferível utilizar expressões como mais/menos preparado, apto ou idóneo.
No relatório de recrutamento e seleção de pessoal devem constar ações e factos, e não opiniões ou impressões pessoais que o candidato possa transmitir. Ao avaliá-los, atribuir uma pontuação numérica às competências facilitará a comparação entre os candidatos, possibilitando criar uma base de dados com os que melhor se adequem à vaga anunciada.
Exemplo de um relatório de recrutamento e seleção
Nesta secção, veremos um exemplo de relatório de recrutamento e seleção com toda a informação resumida, para que seja fácil de compreender. Explicamos ponto a ponto, pelo que continua a ler.
1. Cargo anunciado e critério de seleção
O cargo de Especialista de Marketing anunciou-se na nossa empresa com o objetivo de encontrar um técnico qualificado e com habilidades destacadas na área do marketing para ampliar a equipa.
O critério de seleção para este cargo baseou-se na experiência prévia em marketing, conhecimentos técnicos sólidos, capacidade analítica e criatividade.
2. Recolha de dados
Durante o processo de recrutamento, efetuaram-se diversas ações para recolher dados relevantes sobre os candidatos.
A oferta publicou-se na nossa plataforma de emprego, os currículos foram triados com o auxílio da Inteligência Artificial em RH e foram realizadas entrevistas presenciais com os candidatos mais destacados.
Além disso, foi solicitado aos candidatos que completassem uma avaliação técnica e fornecessem referências laborais.
3. Análise de habilidades e competências
A análise de habilidades e competências efectuo-se através da avaliação dos dados recolhidos durante o processo de recrutamento. Tiveram em conta a formação académica e a experiência laboral prévia na área do marketing.
Foram valorizadas habilidades específicas como o domínio de ferramentas de análise de dados, conhecimentos em SEO e SEM, capacidade para desenvolver estratégias de marketing e competências de comunicação.
4. Pontos fortes e áreas de melhoria
Durante a análise, identificaram-se pontos fortes e áreas de melhoria dos candidatos. Alguns dos pontos fortes comuns entre os candidatos foram a experiência em campanhas de marketing digital, competências analíticas avançadas e a capacidade para trabalhar em equipa.
No entanto, identificaram-se também áreas de melhoria, tais como a falta de experiência em determinadas plataformas de análise de dados e a necessidade de aprimorar as competências de apresentação.
5. Proposta de recrutamento
Com base na análise dos dados e tendo em conta os critérios de seleção estabelecidos, propõe-se recrutar dois candidatos para o cargo de Especialista de Marketing.
Estes candidatos destacam-se pela experiência em marketing digital, competências analíticas e capacidade para trabalhar em equipa. Para além disso, sugere-se que sejam oferecidas oportunidades de formação e capacitação, de forma a melhorar as áreas identificadas como passíveis de melhoria.
E assim é como se redige um exemplo de relatório de recrutamento e seleção. E sim, a Inteligência Artificial também pode ajudar-te a agilizar a redação deste documento.
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