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PortugalGestão documental
Documentos de RH básicos para uma empresa
Conhece os documentos de recursos humanos que toda empresa deve ter para garantir organização, conformidade legal e gestão eficiente.
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Pedro Martins Da Silva
HR Consultant
28 de maio, 2025
Os documentos de recursos humanos são essenciais para qualquer empresa que pretenda gerir de forma organizada, legal e eficiente a sua equipa.
Ao mesmo tempo, estes documentos registam informações fundamentais sobre a relação laboral, direitos e deveres dos colaboradores e da organização, servindo como suporte para processos administrativos, legais e estratégicos.
Desde contratos de trabalho até registos de assiduidade, estes documentos são a base para garantir transparência, conformidade e um acompanhamento rigoroso do percurso profissional dos colaboradores.
Além disso, são fundamentais para preparar a empresa para auditorias, inspeções e para a tomada de decisões informadas.
Neste artigo, vamos apresentar os principais documentos de recursos humanos que todas as empresas devem manter atualizados, e algumas boas practicas para uma gestão documental de succeso.
Tipos de documentos de RH
Nem todos os departamentos de RH das empresas têm de ser iguais; na realidade, todos se diferenciam, depende sobretudo da dimensão da companhia. Por isso, existem funções básicas que o responsável pelos recursos humanos deve desempenhar e são muito distintas entre si. Devemos contar com diferentes documentos de RH para agilizar o trabalho nesse departamento.
Na realidade, são muitos os documentos com os quais deve contar este departamento em específico. Mas tal como acontece em qualquer outro escritório, existe uma série de documentação sem a qual não se poderiam cumprir as funções mais básicas.
Assim, os documentos de RH podem ser categorizados em diferentes tipos consoante a sua finalidade e utilização dentro da empresa. Estes são alguns dos principais:
- Documentos administrativos.
- Documentos de planeamento do pessoal.
- Documentos de gestão dos colaboradores.
1. Documentos administrativos
As atividades jurídico-administrativas do departamento de Recursos Humanos incluem a emissão de recibos de vencimento, a contratação de colaboradores, a contratação de seguros, entre outros. Portanto, pode dizer-se que esta tarefa é uma das mais burocráticas do departamento em questão.
Contratos de trabalho
O contrato de trabalho é um dos documentos mais importantes. Atualmente, em Portugal, estes contratos devem cumprir as normativas previstas no Código do Trabalho, nomeadamente nos artigos relativos às diferentes modalidades contratuais, como contratos sem termo, contratos para atividades específicas, formação e aprendizagem, entre outros.
Da mesma forma, todos os colaboradores da empresa devem ter um contrato que especifique a atividade que irão desempenhar, detalhando as horas de trabalho, a remuneração e demais condições.
Trata-se assim de um documento fundamental que define a relação jurídica entre trabalhador e empregador.
Por outro lado, caso exista alguma alteração nas condições contratuais, como promoção ou mudança de funções, é necessário rever o contrato e formalizar essas alterações por escrito, conforme previsto no artigo 111.º do Código do Trabalho.
Recibos de vencimento
Os recibos de vencimento são documentos obrigatórios, que detalham o salário do colaborador, incluindo deduções para a Segurança Social e retenções na fonte de IRS.
Do mesmo modo, estes documentos devem ser entregues mensalmente, cumprindo o estipulado na legislação em vigor, nomeadamente o Código do Trabalho e a normativa da Segurança Social.
O recibo de vencimento identifica o trabalhador, o período de trabalho, a remuneração base, acréscimos, descontos, e o modo de pagamento, garantindo transparência e conformidade legal.
Certificados de empresa
Estes documentos são essenciais para diversas gestões, como a candidatura a prestações de desemprego ou outras situações junto da Segurança Social.
Por conseguinte, devem incluir informação atualizada sobre o vínculo laboral e ser assinados pela entidade empregadora.
Documentação da Segurança Social
É imprescindível manter atualizados todos os documentos relacionados com a Segurança Social, como os boletins de contribuições (TC1 e TC2) e certificados de cumprimento das obrigações contributivas, garantindo a conformidade fiscal e legal da empresa.
2. Documentos de planeamento do pessoal
Para assegurar uma produção empresarial eficaz, é necessário planear o trabalho a realizar. Por isso, estes documentos orientam o colaborador sobre os períodos e horários de trabalho, e permitem à empresa gerir a sua força laboral de forma organizada.
Calendário de trabalho
Especifica os dias de trabalho e as metas de produção. É um documento fundamental para planear as jornadas laborais e assegurar o cumprimento das normas relativas à duração do trabalho previstas no Código do Trabalho.
Turnos dos colaboradores
Derivado do calendário, este documento especifica os turnos de trabalho, especialmente relevante em empresas que operam em regime de turnos múltiplos. Permite informar os colaboradores sobre o seu horário e a organização da produção diária.
Plano de formação
Em Portugal, o Código do Trabalho e outras normativas relacionadas destacam a importância do plano de formação contínua. Este documento deve incluir as ações formativas planeadas, os seus objetivos, a duração e os recursos envolvidos. É uma ferramenta essencial para o desenvolvimento das competências dos colaboradores e o aumento da produtividade.
Avaliações de desempenho
As avaliações de desempenho são fundamentais para medir o rendimento dos colaboradores e identificar necessidades formativas ou oportunidades de carreira. Estas avaliações devem ser regulares, objetivas e baseadas em critérios previamente definidos, promovendo decisões informadas sobre progressão e recompensas.
Planificação de quadros
A planificação de quadros permite à empresa prever necessidades futuras de pessoal, incluindo análises de cargos, planeamento de contratações e gestão da rotatividade. Este documento contribui para equilibrar a oferta e a procura de mão de obra, alinhando os recursos humanos com os objetivos estratégicos da organização.
3. Documentos de RH sobre gestão dos colaboradores
A gestão dos colaboradores refere-se diretamente ao conjunto de medidas desenvolvidas em torno das necessidades humanas. Esta tarefa concentra-se em conhecer qual a função que cada colaborador desempenha e quando deve fazê-lo.
Ficha dos colaboradores
Trata-se do documento onde se regista a informação profissional e pessoal de cada colaborador. As empresas, basicamente, armazenam toda a informação dos seus colaboradores na sua base de dados para ter um controlo dos mesmos. Nessa informação, incluem-se dados referentes à formação académica, contacto, contactos de emergência, etc.
Controlo de registos
Em qualquer empresa é necessário controlar a jornada laboral dos colaboradores, pelo que se deve implementar um sistema de controlo de horários. Existem diversas empresas que recorrem a softwares que funcionam como gestores documentais para monitorizar os registos de ponto.
Gestão de férias
Todo colaborador tem direito ao descanso e ao gozo das férias. Para isso, é necessária uma gestão eficiente das férias dos colaboradores para que isto não afete a produção na empresa. Este tipo de documento permite estabelecer as férias dos colaboradores e desenvolver um controlo do trabalho.
Políticas e procedimentos
São documentos que estabelecem as normas e expectativas dentro da empresa. Podem abranger uma vasta gama de temas, desde a política de férias até ao código de conduta. É importante que estes documentos sejam claros e estejam disponíveis para todos os colaboradores, garantindo que todos conheçam os seus direitos e obrigações.
Comunicações internas
A gestão das comunicações internas é fundamental para manter todo o pessoal informado e alinhado com os objetivos da empresa. Inclui circulares, boletins informativos e qualquer outra forma de comunicação oficial interna.
Devido a isso, estes documentos devem ser claros e precisos para evitar mal-entendidos.
Gestão de baixas laborais
Existe sempre a possibilidade de que algum colaborador se encontre em baixa por doença. Nesse caso, se o colaborador não se apresentar na empresa, deverá ser gerado um documento que especifique a baixa por doença ou baixa laboral.
Gestão de incidências e sanções
A documentação de qualquer ocorrência ou sanção disciplinar é vital para manter um registo claro e transparente. Isto inclui desde advertências por incumprimento das normas até sanções mais graves.
Assim, estes documentos devem ser geridos com cuidado, assegurando o cumprimento dos direitos laborais e das normativas em vigor.
Gestor documental da Sesame RH
O gestor documental da Sesame RH é uma ferramenta essencial para a gestão eficiente da documentação laboral das empresas.
Já que, esta solução digital permite centralizar, organizar e proteger todos os documentos relacionados com os colaboradores, garantindo conformidade legal e facilitando o acesso à informação.
Por conseguinte, com o gestor documental da Sesame, é possível:
- Armazenar e organizar documentos como contratos, recibos de vencimento, atestados médicos, certificados de formação e outros documentos importantes.
- Definir perfis de acesso personalizados, assegurando que apenas os utilizadores autorizados podem consultar ou editar determinados ficheiros.
- Aceder aos documentos a qualquer momento e de qualquer lugar, através de dispositivos móveis ou computadores.
- Receber notificações automáticas sobre documentos expirados ou pendentes de atualização, facilitando o acompanhamento.
- Utilizar assinatura digital integrada, que confere validade legal aos documentos eletrónicos e agiliza processos administrativos.
Em suma, o gestor documental da Sesame contribui para uma gestão de Recursos Humanos mais segura, organizada e eficaz, reduzindo a burocracia e promovendo a sustentabilidade através da digitalização.
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