Documentação laboral de uma empresa: arquivos obrigatórios

25 de junho, 2025

A documentação laboral de uma empresa assume uma relevância central na gestão de recursos humanos e no cumprimento das obrigações legais. Se geres uma organização com mais de 20 colaboradores, sabes que a complexidade decorrente das diversas exigências legais impacta não só o quotidiano administrativo, mas também a relação com colaboradores e entidades externas.

Um adequado sistema de gestão destes registos permite não apenas responder às exigências legais como assegurar a proteção jurídica da tua empresa e fortalecer um clima organizacional de transparência.

Por conseguinte, a tua atenção a estes procedimentos revela-se fundamental para evitar contingências legais e garantir que a empresa está preparada para quaisquer auditorias ou inspeções. Se procuras segurança, eficiência e cumprimento da lei, este artigo foi pensado para ti.

Prossegue na leitura para dominares as melhores práticas de organização documental laboral e evitares surpresas indesejadas.

O que deve estar afixado numa empresa?

Ao organizar os espaços de trabalho, cumpre-te observar várias obrigações relativas à exposição de informações essenciais em local visível a todos os colaboradores. Entre os principais documentos que devem ser afixados, destacam-se:

Horário de trabalho de todos os colaboradores.
Mapa de férias atualizado, com indicação dos períodos de descanso anuais.
Mapa de horário de trabalho, discriminando turnos e escalas, se aplicável.
Apólice de seguro de acidentes de trabalho, assegurando a proteção dos recursos humanos.
Regulamento interno da empresa, estabelecendo regras e procedimentos de conduta.
Código de boa conduta para a prevenção e combate ao assédio no local de trabalho.

A afixação destes elementos não deve se encarar como mera formalidade. Pelo contrário, a sua correta exposição valoriza o compromisso com a legalidade, facilita o acesso à informação por parte dos colaboradores e transmite rigor às entidades fiscalizadoras.

A atualização regular destes mapas – em especial após alterações no quadro de pessoal, nos horários ou nas políticas internas – é indispensável para manter a empresa sempre alinhada com as normas em vigor.

Boas práticas para manter e arquivar os registos laborais

A tua abordagem à organização e conservação da informação relacionada com relações laborais deve ser proativa e estruturada. Segue algumas recomendações indispensáveis:

Implementa um sistema digital, como o da Sesame RH, com acesso restrito, assegurando a privacidade dos dados dos colaboradores.
Define prazos claros de manutenção de cada tipo documental, conforme as obrigações legais e fiscais em vigor.
Atualiza de forma sistemática os registos pessoais, contratos, mapas de férias, horários e certificados.
Realiza auditorias internas regulares para verificar a conformidade e identificar documentos em falta ou desatualizados.
Prepara mecanismos céleres de recuperação documental em caso de inspeções ou solicitações urgentes.
Investe na formação da equipa de recursos humanos sobre as normas legais relativas à organização documental.
Elabora uma política interna de gestão e conservação que assegure o correto tratamento e eliminação de documentos sensíveis findos os prazos legais.
Assegura o cumprimento rigoroso da legislação em matéria de proteção de dados pessoais (RGPD), salvaguardando a confidencialidade das informações armazenadas.

Em suma, estas medidas contribuem para consolidar uma cultura empresarial baseada em procedimentos sólidos e redução do risco de incumprimento legal.

Por que manter em digital a documentação laboral de uma empresa?

Num cenário cada vez mais marcado pela agilidade e pela conformidade legal, manter a documentação laboral de uma empresa em formato digital deixou de ser apenas uma opção conveniente — tornou-se uma verdadeira necessidade.

Ao optares por um sistema digital, asseguras não só uma maior organização e acessibilidade, como também garantias em termos de segurança de dados e cumprimento das exigências do Código do Trabalho.

Além disso, a digitalização dos documentos laborais permite-te centralizar toda a informação relevante dos colaboradores — como contratos, recibos de vencimento, avaliações de desempenho ou declarações — numa única plataforma. O que facilita a consulta por parte do departamento de RH e evitando perdas de informação ou falhas em auditorias.

Por fim, ao digitalizares a gestão documental com ferramentas como a da Sesame RH, ganhas eficiência, eliminas o uso excessivo de papel e contribuis para práticas mais sustentáveis e modernas dentro da tua organização.

Dicas essenciais para uma boa gestão documental na empresa

A gestão documental é uma componente crítica da organização interna de qualquer empresa. Quando bem estruturada, garante segurança jurídica, eficiência operacional e cumprimento das obrigações legais.

Por isso, para facilitar esse processo, reunimos abaixo algumas práticas essenciais que te vão ajudar a otimizar a gestão dos documentos da tua empresa:

Define uma política interna clara. Estabelece regras sobre que documentos arquivar, por quanto tempo e quem tem acesso a cada tipo de ficheiro.
Digitaliza todos os documentos laborais. Guarda em formato digital contratos, recibos de vencimento, justificações de ausência e outros documentos essenciais.
Organiza os ficheiros por categorias. Utiliza uma estrutura lógica e padronizada (ex.: administrativos, fiscais, laborais) para facilitar a pesquisa e o acesso rápido.
Nomeia os documentos de forma consistente. Adota um padrão de nomenclatura para evitar erros, duplicações e facilitar o arquivamento.
Garante a segurança e o backup regular. Utiliza soluções digitais com armazenamento seguro e cópias de segurança automáticas para proteger a informação.
Automatiza com software especializado. Ferramentas como o software de gestão documental da Sesame RH permitem manter a conformidade legal, reduzir erros manuais e poupar tempo nas rotinas administrativas.

Portanto, queres otimizar toda a gestão documental laboral do teu departamento de recursos humanos? Solicita já uma demonstração do software Sesame RH e descobre como é fácil assegurar o cumprimento legal, simplificar processos e poupar tempo valioso. Leva a tua empresa para o próximo nível!

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