Lei da proteção de dados: guia para empresas e equipas de RH

2 de maio, 2025

A Lei da Proteção de Dados tornou-se uma peça central na forma como as empresas lidam com a informação dos seus colaboradores, candidatos e parceiros.

Com o aumento da digitalização e do armazenamento de dados sensíveis, é fundamental que as organizações — e especialmente os departamentos de recursos humanos — saibam como recolher, tratar, armazenar e proteger esses dados de forma legal e ética.

Em Portugal, o tratamento de dados pessoais é regulado pelo Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD), em articulação com a legislação nacional. Esta normativa aplica-se a todas as empresas, independentemente da sua dimensão ou setor, e impõe obrigações claras sobre consentimento, segurança da informação, transparência e direitos dos titulares dos dados.

Neste guia, explicamos o que diz a lei da proteção de dados, quais as responsabilidades específicas das empresas e das equipas de RH, e como garantir a conformidade sem comprometer a eficiência dos processos internos. Uma leitura essencial para proteger não só os dados dos colaboradores, mas também a reputação da tua organização.

O que é a lei da proteção de dados?

A lei RGPD, conhecida como Regulamento Geral de Proteção de Dados, representa uma normativa da União Europeia que visa salvaguardar os direitos dos titulares de dados pessoais. Como gestor ou chefe de empresa, é crucial que compreenda o alcance desta regulamentação.

Esta legislação incide sobre todas as entidades que coletam e processam dados pessoais dentro da UE, independentemente do tamanho ou setor. O objetivo principal é assegurar a privacidade e a proteção desses dados.

O RGPD define ‘dados pessoais’ como qualquer informação relativa a uma pessoa singular identificada ou identificável. Engloba um vasto leque de informações como nome, endereço, ID online e até mesmo informações relacionadas à saúde física ou mental de alguém.

Além disso, um dos aspetos mais notáveis da lei RGPD é a exigência do consentimento explícito e informado dos indivíduos antes da recolha dos seus dados. Portanto, terás de garantir que os teus processos estão em conformidade com estas diretrizes.

Na prática, significa implementar medidas para proteger os dados pessoais contra perda acidental ou acesso não autorizado. Além disso, deve haver um processo definido para identificar rapidamente quaisquer violações de dados e notificar as autoridades competentes.

Aplicação do RGPD em Portugal

Desde a sua entrada em vigor em maio de 2018, o Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD) passou a definir um novo quadro legal para o tratamento de dados pessoais em toda a União Europeia. Em Portugal, a sua aplicação é reforçada pela Lei n.º 58/2019, que assegura a execução do RGPD no ordenamento jurídico nacional.

No contexto empresarial, o RGPD aplica-se a todas as organizações que recolhem, processam ou armazenam dados pessoais, independentemente da sua dimensão ou setor de atividade. Ou seja, desde empresas de recrutamento a departamentos de recursos humanos, qualquer entidade que lide com informações de colaboradores, candidatos ou terceiros deve garantir a conformidade com as normas de proteção de dados.

Além disso, a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD) é a entidade responsável pela fiscalização e aplicação de coimas em caso de incumprimento. Cabe-lhe ainda emitir pareceres, responder a queixas e apoiar as empresas na interpretação da legislação.

Outro ponto importante é que o RGPD exige uma abordagem preventiva: não basta reagir a incidentes, é necessário demonstrar, a qualquer momento, que existem medidas eficazes de segurança e respeito pelos direitos dos titulares dos dados. Isso inclui, por exemplo, obter consentimento claro, manter registos atualizados, garantir o direito ao esquecimento e notificar violações de dados em tempo útil.

Em suma, a aplicação do RGPD em Portugal exige um compromisso sério das empresas com a privacidade e a transparência, sendo crucial que os departamentos de RH estejam devidamente informados e preparados para gerir dados pessoais com responsabilidade.

Quais são os 3 tipos de violações de dados pessoais possíveis?

Respondendo de forma direta à tua questão, como gestor de recursos humanos ou chefe de empresa, os três tipos principais de violações em matéria de proteção de dados pessoais que podes enfrentar são: violação física, eletrónica e processual.

A violação física acontece quando os dados são extraviados fisicamente. Podem ser documentos impressos, discos rígidos ou qualquer outro suporte físico que contenha dados pessoais e que possa perder-se ou ser roubado. A tua responsabilidade enquanto gestor é garantir a segurança desses meios físicos.

A violação eletrónica é frequentemente o resultado de ataques cibernéticos. Trata-se da aquisição não autorizada de dados pessoais armazenados em sistemas informáticos, através do uso indevido da tecnologia. Como líder empresarial, és o primeiro responsável pela implementação dos protocolos adequados para prevenir este tipo de incidentes.

Finalmente, a violação processual ocorre quando se desrespeitam as políticas e procedimentos estabelecidos pela regulamentação relativa à privacidade dos dados. Como responsável pelos recursos humanos ou por uma empresa inteira, tens o dever não só de conhecer ao pormenor o regulamento sobre proteção dos dados pessoais, mas também promover um ambiente onde estas normas sejam respeitadas.

Boas práticas para gestão de dados dos colaboradores

A gestão de dados pessoais dos colaboradores exige não só o cumprimento da lei, mas também uma abordagem ética, transparente e responsável.

Abaixo partilhamos algumas boas práticas essenciais para garantir uma gestão de dados eficaz e em conformidade:

Recolher apenas os dados estritamente necessários: antes de tudo, é importante avaliar que informações são realmente indispensáveis para a relação laboral. Evita recolher dados excessivos ou irrelevantes, e baseia o tratamento em fundamentos legais claros.
Garantir acesso restrito e controlado aos dados: os dados pessoais devem ser acedidos apenas por quem necessita deles para cumprir as suas funções. Define níveis de acesso e usa sistemas com autenticação segura.
Atualizar e rever os dados com regularidade:
Assegura que os dados mantêm-se corretos, completos e atualizados. Os colaboradores devem ter a possibilidade de corrigir ou atualizar as suas informações quando necessário.
Estabelecer políticas internas claras: cria e comunica políticas de privacidade e segurança que descrevam como os dados são recolhidos, tratados, armazenados e eliminados. A formação da equipa de RH é igualmente essencial.
Eliminar dados quando deixam de ser necessários: define prazos de retenção e implementa procedimentos para a eliminação segura de dados, em conformidade com o princípio da limitação da conservação.
Proteger os dados contra acessos não autorizados ou perda: usa ferramentas digitais seguras e aplica boas práticas de cibersegurança, como encriptação, backups regulares e proteção contra malware.
Registar e documentar todos os tratamentos de dados: mantém um registo atualizado de atividades de tratamento, conforme exigido pelo RGPD, de forma a estar preparado para responder a auditorias ou pedidos da CNPD.

Adotar estas práticas não só garante a conformidade legal, como também fortalece a confiança dos colaboradores na forma como a empresa gere a sua informação pessoal. É um investimento essencial para qualquer organização que valorize a privacidade, a transparência e a reputação.

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A Sesame HR facilita o cumprimento do RGPD ao permitir uma gestão segura, centralizada e transparente dos dados dos colaboradores. Com a plataforma, podes:

Armazenar dados num local seguro, com acessos controlados por perfil.
Gerir documentos e consentimentos de forma digital e organizada.
Cumprir prazos de retenção e eliminar dados com segurança.
Dar aos colaboradores acesso ao seu perfil, para atualizarem as suas informações.
Manter um registo de alterações e atividades, útil em caso de auditoria.
Aplicar boas práticas de privacidade ao longo de todo o ciclo de vida do colaborador.

Assim, a Sesame HR apoia-te numa gestão de dados mais eficiente, conforme com a lei e centrada na confiança.

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