Sistema de sugestões: melhore o ambiente de trabalho

28 de maio, 2025

Implementar um sistema de sugestões eficaz é uma excelente maneira de envolver os colaboradores na melhoria contínua do ambiente de trabalho e na otimização dos processos internos.

Este sistema oferece uma plataforma para que os colaboradores possam partilhar ideias, soluções criativas e feedback, contribuindo para o desenvolvimento da empresa de forma colaborativa.

Ao valorizar as opiniões da equipa e dar-lhes voz nas decisões do dia a dia, as empresas promovem um ambiente mais transparente, inclusivo e motivador.

Para o departamento de Recursos Humanos, esse processo pode ser um grande aliado na criação de uma cultura organizacional mais participativa, alinhada com os valores da empresa.

Neste artigo, vamos explorar como um sistema de sugestões pode transformar a dinâmica do ambiente de trabalho, melhorar o engagement e aumentar a satisfação dos colaboradores.

O que é o sistema de sugestões numa empresa?

O sistema de sugestões numa empresa é um mecanismo de grande utilidade. Já que, está desenhado para receber, gerir e avaliar as ideias e sugestões dos colaboradores ou clientes.

Ao mesmo tempo, estes sistemas costumam incluir uma plataforma online ou um formulário em papel. Isto permite aos utilizadores apresentar as suas ideias e opiniões de forma anónima ou com o seu nome.

A intenção é permitir à empresa receber feedback e melhorar os seus produtos, serviços e processos internos.

Além de receber sugestões, estes sistemas podem também incluir um processo de avaliação. Isto permite determinar quais as sugestões são práticas e viáveis, e quais devem ser descartadas. Esta avaliação pode ser realizada por uma equipa interna ou por um grupo de especialistas externos.

Como tal, é uma ferramenta:

Importante para fomentar a participação dos colaboradores.
Capaz de melhorar a comunicação entre a empresa e os seus clientes.
Suficiente para proporcionar melhoria contínua e uma cultura mais inovadora e colaborativa.

Que tipos de sistemas de sugestões numa empresa existem?

Tal como a avaliação do desempenho pode ser efetuada de várias maneiras, os sistemas de sugestões também são variados. Vamos informar-te a respeito não com um exemplo de sistema de sugestões numa empresa, mas com vários.

1. Sistemas de sugestões online

Estes sistemas de sugestões numa empresa costumam estar disponíveis numa plataforma web. Já que, permitem que os colaboradores e clientes apresentem as suas ideias e opiniões de forma anónima ou com o seu nome.

Estes sistemas podem incluir um formulário online, um fórum ou uma página de feedback.

2. Caixa de sugestões

Este é um tipo de sistema físico que se encontra num local acessível na empresa. Pode estar na entrada ou na receção.

Desse modo, os colaboradores e os clientes podem deixar as suas sugestões num envelope. Também pode haver um formulário impresso, que depois é revisto e avaliado.

3. Inquéritos e questionários

As empresas podem utilizar inquéritos de clima laboral e questionários online ou em papel. Permitem recolher feedback dos seus colaboradores e clientes. Estes inquéritos podem incluir perguntas abertas e fechadas.

Dessa forma, podem ainda centrar-se numa área específica, como o atendimento ao cliente ou a qualidade dos produtos.

4. Reuniões de feedback

As empresas podem organizar reuniões regulares com os seus colaboradores e clientes. Nelas, discutem as suas preocupações e recebem feedback em tempo real.

Estas reuniões podem ser presenciais ou virtuais e podem incluir um diálogo aberto ou uma apresentação formal.

5. Programas de incentivos

Algumas empresas oferecem incentivos no âmbito do seu sistema de sugestões numa empresa, como prémios em numerário ou reconhecimento público.

Isto incentiva os colaboradores ou clientes que apresentem ideias ou sugestões inovadoras e viáveis. Pode fomentar a participação e a motivação destes para contribuir com ideias úteis.

Qual é a melhor opção para a empresa?

Diversos estudos demonstram que o nível de satisfação no trabalho pode melhorar a produtividade em 20%. Por isso, é crucial ter em conta as sugestões dos colaboradores. É aqui que se torna relevante escolher um bom sistema de sugestões numa empresa.

Porém, não existe uma “melhor opção” universal para todas as empresas no que diz respeito aos sistemas de sugestões. Tudo depende de vários fatores, como o tamanho da empresa.

Também influenciam a sua cultura e as necessidades dos seus colaboradores e clientes. No entanto, aqui ficam alguns aspetos a considerar ao escolher um sistema:

Acessibilidade. É importante escolher um sistema que seja acessível e fácil de usar pelos colaboradores e clientes. Por exemplo, um sistema online pode ser mais adequado para uma empresa com uma força de trabalho remota.
Anonimato. Algumas empresas podem preferir um sistema que permita aos colaboradores e clientes sugerir de forma anónima. Outras podem requerer um sistema que exija identificação.
Eficiência do processo de avaliação. É importante escolher um sistema que tenha um processo eficiente e sistemático de avaliação. Só assim se pode determinar quais as sugestões são práticas e viáveis.
Incentivos. Como já mencionámos, em algumas empresas os incentivos desempenham um papel fundamental no sistema.

Nesse sentido, a melhor opção para a maioria das empresas é um software de comunicação interna. Este agiliza enormemente este tipo de situações e tarefas.

Funções de um sistema de sugestões numa empresa

Um sistema de sugestões numa empresa pode ter várias funções, incluindo:

Melhorar a qualidade dos produtos ou serviços. Os colaboradores podem fornecer ideias para melhorar os produtos ou serviços que a empresa oferece.
Aumentar a eficiência. Os trabalhadores podem sugerir formas de realizar as tarefas de maneira mais eficiente e poupar tempo e recursos.
Fomentar a participação dos colaboradores. Um sistema de sugestões pode ser uma forma para que os colaboradores se sintam valorizados e motivados. Assim, são incentivados a participar na empresa. Segundo diversos estudos, 1,2 milhões de trabalhadores faltam diariamente ao serviço. É por isso que este benefício é tão interessante.
Melhorar a cultura laboral. Um sistema de sugestões pode fomentar uma cultura de colaboração e comunicação.
Identificar problemas. Os colaboradores podem fornecer informações sobre problemas. Isto é fundamental para aqueles que não estão a ser abordados pela direção principal da empresa.

Como gerir o sistema de sugestões com a Sesame RH

A Sesame RH oferece uma plataforma simples e intuitiva para gerir o sistema de sugestões dentro da tua organização, tornando-o mais eficiente e transparente.

Ao mesmo tempo, através desta ferramenta, é possível centralizar todas as sugestões dos colaboradores em um único sistema, facilitando o acompanhamento, análise e implementação de ideias.

As principais funcionalidades incluem:

Criação de canais de sugestões personalizados, permitindo que os colaboradores submetam ideias de diferentes áreas, desde melhorias operacionais até iniciativas para o bem-estar no trabalho.
Gestão de sugestões e acompanhamento em tempo real, com a possibilidade de categorizar, atribuir responsáveis e definir prazos para execução.
Avaliação e priorização das ideias, com o apoio de feedback da equipa e dos gestores, para determinar quais sugestões têm maior impacto para a empresa.
Notificações e feedback automático, garantindo que os colaboradores saibam que a sua sugestão foi considerada, implementada ou analisada.
Relatórios analíticos e métricas, para monitorizar o número de sugestões, a taxa de implementação e a melhoria do ambiente de trabalho.

Em suma, com a Sesame, o sistema de sugestões deixa de ser uma prática isolada e passa a ser uma ferramenta estratégica de engagement, colaboração e inovação, promovendo uma cultura organizacional mais dinâmica e participativa.

Porque não experimentas? Testa gratuitamente a Sesame RH e vê como facilita a gestão da tua equipa de forma simples e eficaz!

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Profissional experiente da RH dedicado à promoção de comunidades colaborativas líderes de RH fortes. Como fundador da RH Club e da HR Community, utilizo os meus mais de 15 anos de experiência para melhorar o panorama profissional dos líderes de RH.

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