Como fazer um organograma empresarial que simplifica a gestão

6 de agosto, 2025

Saber como fazer um organograma empresarial vai muito além de desenhar caixas e linhas num gráfico. Para gestores de RH, este documento é uma ferramenta estratégica que clarifica funções, responsabilidades e relações hierárquicas.

No entanto, em muitas empresas médias, o organograma é feito uma única vez — geralmente no Excel ou PowerPoint — e depois cai rapidamente em desatualização. O resultado? Confusão nas equipas, duplicação de tarefas, falta de clareza na comunicação e integração mais lenta de novos colaboradores.

A boa notícia é que, com as ferramentas certas, como Sesame HR, é possível criar e manter um organograma online preciso, visual e sempre atualizado, sem trabalho manual repetitivo.

Neste artigo, vamos mostrar-lhe por que este mapa organizacional é essencial, quais os erros comuns na sua elaboração e como um software de gestão de RH pode simplificar todo o processo, ao mesmo tempo que aumenta a produtividade e o alinhamento interno.

Por que o organograma é essencial para empresas com mais de 50 colaboradores?

À medida que uma empresa cresce, manter uma visão clara de quem faz o quê torna-se cada vez mais complexo. Numa organização com mais de 50 colaboradores, a comunicação já não acontece de forma tão espontânea como numa equipa pequena e, se não houver um mapa visual da estrutura, é fácil perder-se a noção de responsabilidades e hierarquias.

Por isso, o organograma empresarial é mais do que um desenho de cargos e linhas de ligação. É uma ferramenta estratégica que:

Alinha funções e responsabilidades entre equipas e departamentos, evitando sobreposição de tarefas.
Facilita a comunicação interna, mostrando de forma imediata quem é responsável por cada área.
Acelera a integração de novos colaboradores, que podem compreender rapidamente a estrutura e saber a quem recorrer.
Suporta decisões de gestão e planeamento, permitindo identificar lacunas, duplicações e oportunidades de reorganização.

Sem um organograma atualizado, a empresa corre o risco de gerar conflitos internos, perda de eficiência e atrasos na execução de projetos.

Já com um organograma bem construído e fácil de consultar, a gestão de equipas torna-se mais simples, a produtividade aumenta e todos trabalham com maior clareza sobre o seu papel.

Como fazer um organograma empresarial em 5 passos

Criar um organograma da empresa eficaz não é apenas um exercício de design — é um processo que exige clareza, método e ferramentas adequadas. Seguindo estes cinco passos, será mais fácil de criar a estrutura de cargos da tua organização.

1. Comece por definir o objetivo

Antes de iniciar, é essencial compreender para que vai servir o organograma. Será para dar uma visão geral da empresa a novos colaboradores? Para apoiar uma reestruturação interna? Ou para cumprir requisitos de conformidade? Ter um propósito claro orienta todas as decisões seguintes.

2. Recolha informação detalhada sobre cargos e funções

Nesta fase, deve mapear todos os departamentos, posições e responsabilidades. É fundamental envolver líderes de equipa para validar a informação e garantir que o organograma reflete a realidade operacional.

3. Escolha o tipo de organograma mais adequado

Nem todas as empresas precisam do mesmo formato. Pode optar por um organograma hierárquico tradicional, um modelo matricial (quando existem projetos transversais) ou por funções. Pois, a escolha deve alinhar-se com a forma como a sua empresa realmente trabalha.

4. Utilize uma ferramenta que permita atualizações rápidas

Evite opções que dificultem a edição, como documentos estáticos. Prefira soluções que centralizam a informação e atualizam automaticamente sempre que há uma mudança na equipa. Assim, o organograma mantém-se vivo e fiável.

5. Partilhe e mantenha atualizado

De nada serve criar um organograma se este não estiver acessível a todos. Deve estar disponível numa plataforma que todos possam consultar, garantindo que novas contratações, promoções ou alterações de estrutura são refletidas de imediato.

Ao seguir estes passos de forma consistente, não só cria um organograma claro e funcional, como também estabelece as bases para uma gestão de equipas mais eficiente e alinhada. E, com o apoio de um software de gestão de RH, este processo torna-se ainda mais ágil e sustentável a longo prazo.

Erros comuns na criação de um organograma empresarial

Apesar de o organograma ser uma ferramenta simples no conceito, muitos responsáveis de RH e gestores acabam por cometer erros que comprometem a sua utilidade. Entre os mais frequentes estão:

Criar apenas para “cumprir requisito”. Em muitas empresas, o esquema organizativo é elaborado apenas para responder a uma auditoria ou pedido pontual e depois é esquecido. Sem manutenção regular, perde relevância rapidamente.
Usar ferramentas manuais e pouco flexíveis. Excel, PowerPoint ou documentos PDF são opções comuns, mas tornam morosa qualquer atualização. Sempre que há uma nova contratação ou alteração de função, é necessário refazer o ficheiro manualmente, o que leva a erros e atrasos.
Não envolver líderes de equipa na definição da estrutura. Quando o organograma é feito apenas pelo RH ou direção, sem ouvir quem está no terreno, há maior risco de omitir funções, duplicar responsabilidades ou não refletir a realidade operacional.
Ignorar funções transversais e ligações informais. Além das hierarquias formais, existem relações de colaboração importantes que um bom esquema empresarial deve representar. Ignorar estas ligações pode dificultar a comunicação e o fluxo de trabalho.
Falta de acessibilidade. Um organograma que fica guardado numa pasta de rede ou impresso num quadro empoeirado deixa de cumprir o seu papel. Se os colaboradores não o conseguem consultar facilmente, perde todo o valor. Portanto:

Um organograma útil não é estático — é um documento vivo, que deve refletir a realidade da empresa em tempo real.

Como um software de RH facilita a criação e atualização do organograma

Mesmo quando segue um método rigoroso, manter um organograma atualizado manualmente é um desafio constante.

Cada nova contratação, mudança de função ou reorganização de equipa exige alterações rápidas e, se depender de folhas de cálculo ou documentos estáticos, o risco de erros e desatualização é elevado.

É precisamente aqui que um software de gestão de RH faz a diferença. Um estudo da Society for Human Resource Management (SHRM) indica que empresas com organogramas dinâmicos e acessíveis reduzem em média 35% o tempo gasto na comunicação interna e 22% o tempo de integração de novos colaboradores.

Centralização da informação: todos os dados dos colaboradores — cargos, departamentos, funções e relações hierárquicas — ficam guardados num único sistema. Sempre que o RH ou um gestor atualiza uma informação, esta reflete-se automaticamente no organograma.
Atualização em tempo real: não é necessário recriar o ficheiro ou reenviar versões. Com um software, qualquer alteração fica visível para toda a equipa de imediato, garantindo que todos trabalham sempre com a informação mais recente.
Integração com outros processos de RH: Um bom software como Sesame HR, conecta o organograma a outros módulos, como onboarding, gestão de desempenho ou planeamento de equipas. Assim, a estrutura organizacional acompanha a evolução da empresa de forma natural.
Redução de erros e tempo de manutenção: automatizar este processo poupa horas de trabalho administrativo, e reduz a probabilidade de falhas que podem gerar confusão ou duplicação de tarefas.

Em resumo, um software de RH transforma o organograma de um documento estático para uma ferramenta dinâmica e estratégica, alinhada com a realidade da empresa e acessível a todos os que dela precisam.

Criar o organograma da sua empresa com o Sesame HR

Com o Sesame HR, criar e manter o organograma da sua empresa deixa de ser uma tarefa demorada e manual para se tornar num processo rápido, visual e sempre atualizado.

Geração automática a partir dos dados de colaboradores já registados.
Visualização filtrada por departamento, equipa ou função.
Atualização imediata sempre que há mudanças na equipa.
Integração com onboarding, avaliações e outros módulos de RH.
Acesso fácil em desktop e mobile para toda a equipa.

“Com o Sesame HR, conseguimos ter sempre a estrutura da empresa visível e atualizada, sem perder tempo em ajustes manuais. É um ganho enorme para RH e gestores.” – Cristina Martín, Diretora de Recursos Humanos

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Profissional experiente da RH dedicado à promoção de comunidades colaborativas líderes de RH fortes. Como fundador da RH Club e da HR Community, utilizo os meus mais de 15 anos de experiência para melhorar o panorama profissional dos líderes de RH.

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