Como criar um modelo Excel para controlo de despesas da tua empresa

22 de setembro, 2025

Gerir despesas no Excel é, para muitas empresas, o primeiro passo natural. É simples, acessível e qualquer pessoa sabe utilizar uma folha de cálculo. Com algumas colunas e fórmulas básicas consegues organizar quilometragens, refeições de trabalho ou compras de material.

Mas à medida que a empresa cresce, também crescem os desafios: múltiplos ficheiros partilhados, versões diferentes do mesmo documento, erros manuais que se acumulam e colaboradores frustrados com atrasos nos reembolsos.

Neste artigo vais aprender a montar um modelo Excel para controlo de despesas da tua empresa, passo a passo. No entanto, também vais perceber onde este método começa a falhar e como a digitalização com um software de controlo de despesas pode transformar a forma como geres despesas, dando-te mais controlo e muito menos burocracia.

Como montar o teu modelo Excel de controlo de despesas

Criar um modelo em Excel pode ser uma boa solução inicial para manter algum controlo sobre os gastos da empresa. Com alguns passos simples, consegues estruturar uma folha funcional que organiza despesas e facilita o reembolso.

Passo 1: cria categorias de despesa

O primeiro passo é definir que tipos de despesa precisas de acompanhar. As mais comuns são viagens, refeições de trabalho, quilometragem e material de escritório.

Ao separares por categorias, torna-se mais fácil analisar onde está a ser gasto o orçamento e identificar padrões de consumo.

Passo 2: adiciona colunas essenciais

Para que o registo seja completo, inclui colunas como: data, colaborador, valor da despesa, descrição e comprovativo. Desta forma, garantes que cada despesa tem informação suficiente para ser validada e justificada no futuro.

Passo 3: usa fórmulas simples para somatórios e totais mensais

Uma das vantagens do Excel é a possibilidade de automatizar cálculos básicos. Adiciona fórmulas para somar os valores por categoria e para gerar o total mensal. Assim, consegues rapidamente ter uma visão geral sem teres de fazer contas manuais.

Passo 4: partilha o ficheiro e define regras de atualização

Se várias pessoas vão introduzir despesas, o ideal é partilhar o ficheiro numa pasta partilhada e estabelecer regras claras: quem deve preencher, até quando e de que forma. Sem esta disciplina, corres o risco de ter versões duplicadas e informação em falta.

As limitações de gerir despesas em Excel

Embora o modelo Excel para o controlo de despesas possa ser útil numa fase inicial, rapidamente revela falhas quando a empresa cresce ou quando o volume de despesas aumenta. O que parecia simples transforma-se em processos pouco práticos, que consomem demasiado tempo ao RH e aos colaboradores.

Além disso, a falta de automatização impede uma visão clara e imediata sobre os gastos da empresa.

Maior risco de erros manuais

Em primeiro lugar, introduzir dados à mão aumenta consideravelmente a probabilidade de lapsos: valores trocados, fórmulas mal aplicadas ou comprovativos esquecidos. Ao acumular-se, estes erros acabam por atrasar reembolsos e gerar desconfiança entre colaboradores e gestores.

Falta de visibilidade em tempo real

Outro ponto crítico é a ausência de dados atualizados. Com um ficheiro partilhado, só consegues analisar as despesas quando todos cumprem as regras de atualização. Isto significa que a tomada de decisões baseia-se quase sempre em informação incompleta ou desatualizada, o que compromete o controlo financeiro.

Processo pouco escalável em empresas em crescimento

Por fim, quando a equipa cresce, o modelo Excel para o controlo de despesas deixa de acompanhar o ritmo. Multiplicam-se versões diferentes, perdem-se comprovativos e o controlo deixa de ser fiável. Para scale-ups ou PME em expansão, este modelo rapidamente se torna insustentável.

Um exemplo prático pode ser visto no caso de Cristina Martín, HR Manager, que passou exatamente por este desafio:

“No início, gerir as despesas em Excel parecia suficiente. Mas quando a equipa passou dos 80 colaboradores, começaram os problemas: versões duplicadas, erros em fórmulas e horas perdidas a validar faturas. Foi aí que percebi que precisávamos de uma solução digital.”

Este testemunho reflete uma realidade comum: embora o Excel seja um ponto de partida, não é a ferramenta indicada para suportar uma gestão de despesas moderna e estratégica.

Por que digitalizar a gestão de despesas é o próximo passo

Depois de perceberes as limitações do Excel, o caminho natural é modernizar o processo. Digitalizar a gestão de despesas significa deixar de depender de folhas de cálculo e passar a utilizar um software que automatiza tarefas, centraliza informação e garante muito mais fiabilidade.

Automatiza reembolsos e quilometragem

Com uma plataforma digital, o registo de despesas deixa de ser manual. Os colaboradores submetem os seus comprovativos através da aplicação, calculam quilometragem de forma automática e o sistema processa os reembolsos em minutos.

Tudo isto reduz erros e elimina burocracia.

Aprova despesas de forma simples e transparente

Em vez de cadeias intermináveis de emails, as aprovações seguem fluxos definidos e claros. O gestor recebe notificações, valida com um clique e o RH acompanha em tempo real o estado de cada pedido. O resultado é um processo mais ágil e transparente para todos.

Ganha visibilidade em tempo real dos gastos

Ao digitalizares, deixas de depender de relatórios mensais para perceber onde está a ser gasto o orçamento. Tens dashboards atualizados ao minuto, que permitem tomar decisões rápidas e fundamentadas sobre despesas de viagens, refeições ou projetos específicos.

Integração com outros processos de RH

Uma solução digital não se limita às despesas. Ao integrares num software de RH, consegues ligar o controlo de gastos à gestão de ausências, turnos e salários. Esta visão unificada facilita a análise e reforça o papel estratégico do RH na empresa.

Gestão de despesas com a Sesame HR

Se o Excel já não responde às necessidades da tua empresa, a Sesame HR oferece-te uma solução completa para centralizar e automatizar todo o processo de gestão de despesas.

1. Centraliza todas as despesas numa única plataforma: com a Sesame HR, deixas de precisar de várias ferramentas. Podes gerir despesas, ausências, ponto e salários no mesmo software, garantindo uma visão global e integrada.
2. Automatiza o registo de despesas com OCR: os colaboradores apenas precisam de fotografar o recibo através da aplicação móvel. Graças à tecnologia OCR, os dados são extraídos automaticamente, poupando tempo e reduzindo erros de introdução manual.
3. Acompanhamento em tempo real: os gestores têm acesso imediato a todas as despesas submetidas. Podem aceitar, rejeitar ou pedir mais informações num só clique, garantindo transparência e controlo instantâneo.
4. Simples, rápido e adaptado ao teu negócio: paga apenas pelo que utilizas e dá à tua equipa uma forma ágil de registar quilometragem, refeições ou qualquer outro gasto corporativo.

Por que não solicitas já uma demonstração? E descobre como transformar a gestão de despesas na tua empresa com a Sesame HR.

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