Como controlar despesas da empresa e melhorar a gestão?

22 de setembro, 2025

Controlar as despesas da empresa pode parecer simples no início, mas rapidamente se transforma num desafio quando tens várias equipas, diferentes centros de custo e processos ainda manuais ou pouco estruturados.

À medida que o negócio cresce, torna-se cada vez mais difícil acompanhar todos os reembolsos, aprovações e relatórios com precisão e em tempo útil.

Se já sentiste que perdes demasiado tempo com folhas de cálculo, recibos em papel ou pedidos informais de despesa, sabes o quanto isso pode afetar a clareza financeira e a tomada de decisões.

A falta de visibilidade sobre os gastos reais, mês após mês, limita a tua capacidade de otimizar recursos e planear com confiança.

Neste artigo, vais descobrir como controlar as despesas da empresa de forma mais eficiente com soluções digitais que te dão visibilidade, rigor e automação. Tudo para tornares a tua gestão mais estratégica, previsível e orientada para o crescimento.

Os erros mais frequentes na gestão de despesas

Mesmo em empresas organizadas, a gestão de despesas pode rapidamente descarrilar quando os processos não acompanham o ritmo do crescimento.

Muitos dos erros começam de forma inofensiva, mas acabam por comprometer o controlo de custos e gerar perdas difíceis de detetar. A seguir, revemos os problemas mais comuns e talvez reconheças alguns na tua realidade atual.

Falta de processos padronizados

Sem regras claras sobre quem pode aprovar, submeter ou justificar despesas, cada equipa acaba por seguir o seu próprio método. O resultado é uma gestão fragmentada, onde os gastos não são validados de forma consistente e os limites orçamentais se tornam difíceis de controlar.

Este caos organizativo impede uma visão global dos custos e abre espaço para erros ou abusos.

Livro de registo de despesas desatualizado ou disperso

Ainda usas registos manuais ou ficheiros partilhados para acompanhar os gastos da empresa? Essa prática, além de consumir tempo, está sujeita a falhas humanas e duplicações.

Quando os dados não estão centralizados e atualizados em tempo real, torna-se quase impossível tomar decisões informadas ou detetar rapidamente anomalias nos gastos.

Ausência de uma tabela de despesas da empresa unificada

Muitas vezes, os dados estão disponíveis mas estão mal organizados. Sem uma tabela de despesas da empresa clara, com categorias bem definidas (viagens, refeições, material de escritório, etc.), não consegues analisar onde está a ser gasto o dinheiro nem identificar padrões de consumo.

A falta de categorização dificulta a auditoria, a previsão de custos e a definição de limites por departamento.

Mapa de despesas mensais feito manualmente e sujeito a erros

Compilar um mapa de despesas mensais à mão, seja no Excel ou num template genérico, exige esforço contínuo e concentração. Pequenos erros de introdução, somas incorretas ou omissões tornam-se comuns, especialmente quando vários colaboradores contribuem com dados.

Esses erros, acumulados ao longo do tempo, afetam a fiabilidade dos relatórios financeiros e prejudicam o planeamento.

Como um software de RH pode ajudar no controlo de gastos da empresa

Digitalizar a gestão de despesas não é apenas uma questão de conveniência, é uma forma de ganhar eficiência, reduzir erros e garantir que cada euro gasto está devidamente justificado.

Um bom software de RH com funcionalidades de controlo de gastos permite automatizar tarefas repetitivas, criar fluxos de aprovação claros e, acima de tudo, dar-te uma visão completa e fiável das finanças operacionais da empresa.

Automatização dos pedidos, aprovações e classificações de despesas

Com uma plataforma centralizada, como Sesame HR, os colaboradores podem submeter despesas diretamente, anexar comprovativos e indicar a categoria do gasto.

Tudo isto flui automaticamente para os gestores responsáveis, que recebem notificações e aprovam com um clique. Este processo reduz o tempo de resposta, elimina papéis perdidos e mantém tudo registado e auditável, sem esforço.

Relatórios por categoria, departamento ou colaborador

Ao usar um software inteligente, consegues gerar relatórios em tempo real com base em diferentes critérios: tipo de despesa, centro de custo, equipa ou até colaborador individual.

Isso permite-te identificar facilmente padrões, comparar períodos e tomar decisões informadas para cortar custos desnecessários ou redistribuir recursos de forma mais eficiente.

Integração com processamento salarial e recibos de vencimento

Outro benefício importante é a integração entre a gestão de despesas e os restantes módulos de RH, como o processamento de salários. As despesas aprovadas podem ser automaticamente incluídas nos recibos de vencimento, garantindo precisão nos valores a reembolsar e poupando tempo à equipa de recursos humanos.

Além disso, evita-se a duplicação de dados e o risco de erros manuais.

Como implementar um sistema eficaz para controlar as despesas

Adotar uma solução digital para controlar as despesas da empresa é apenas o primeiro passo. Para garantir resultados reais, como poupança, eficiência e visibilidade, precisas de estruturar bem a implementação e envolver as equipas certas.

A seguir, partilho contigo os passos essenciais para uma adoção bem-sucedida.

1. Criação de um processo claro com aprovações por níveis

Tudo começa pela definição de um fluxo simples e transparente: quem pode submeter despesas, quem aprova e em que prazos.

Ao estabelecer níveis de aprovação por tipo de gasto ou valor, reduzes o risco de erros e aumentas o controlo sem criar burocracia desnecessária. Quanto mais claras forem as regras, mais rápido será o processo.

2. Utilização de uma plataforma centralizada

Evita depender de folhas de cálculo dispersas. Uma plataforma de gestão de despesas com um mapa de despesas mensais integrado permite-te acompanhar em tempo real os gastos da empresa, por equipa, por projeto ou por colaborador.

Isso ajuda-te a reagir rapidamente perante desvios orçamentais e a planear com dados reais, não com suposições.

3. Formação da equipa para garantir adoção e consistência

A melhor ferramenta só funciona se for bem utilizada. Por isso, é essencial envolver os colaboradores desde o início: mostrar como submeter uma despesa, anexar um recibo, seguir o estado de aprovação ou consultar os limites disponíveis.

A formação deve ser prática, rápida e centrada no uso diário, só assim garantes consistência e fiabilidade dos dados ao longo do tempo.

Controlar as despesas com a Sesame HR

Se procuras uma forma mais eficiente de controlar as despesas da tua empresa, a Sesame HR pode ser a solução ideal.

O nosso software foi desenvolvido para simplificar processos administrativos, automatizar tarefas repetitivas e oferecer-te uma visão clara e centralizada sobre os custos operacionais.

Com a funcionalidade de gestão de despesas integrada, consegues:

Definir fluxos de aprovação personalizados por tipo de gasto ou equipa.
Submeter e aprovar despesas a partir de qualquer dispositivo (desktop, tablet ou app móvel).
Criar um livro de registo de despesas digital, organizado por categorias.
Aceder a um mapa de despesas mensais com atualizações em tempo real.
Exportar relatórios para análise, partilha com a contabilidade ou auditorias internas.

Além disso, a Sesame HR permite-te ligar a gestão de despesas a outros processos-chave, como o controlo horário, gestão de férias ou processamento salarial. Tudo numa só plataforma simples e intuitiva.

Como refere Tiago Santos, especialista em RH:

“Com a automatização dos pedidos de despesa e a integração com os relatórios de equipa, ganhámos uma visão que antes nos custava horas por mês a montar manualmente.”

Solicita já uma demonstração gratuita e descobre como podes transformar a gestão de despesas na tua empresa com a Sesame HR. Simplifica, ganha tempo e toma decisões mais estratégicas, tudo com dados fiáveis e processos bem definidos.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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