Cartão empresarial: vantagens para a gestão de despesas

22 de maio, 2025

Gerir as despesas do dia a dia de uma empresa pode ser um verdadeiro desafio, desde adiantamentos e reembolsos até à reconciliação de recibos e controlo orçamental. É neste contexto que o cartão empresarial se torna uma ferramenta estratégica cada vez mais valorizada pelas equipas financeiras e de gestão.

Mais do que um simples meio de pagamento, o cartão empresarial permite centralizar e organizar todos os gastos da empresa, oferecendo maior visibilidade, controlo e eficiência na gestão financeira. Ao mesmo tempo, simplifica processos administrativos, reduz erros e aumenta a transparência interna.

Neste artigo, vamos explorar como funciona um cartão empresarial, quais são os seus principais benefícios e de que forma pode transformar a forma como a tua empresa gere despesas, desde pequenas compras operacionais até viagens de negócios ou despesas de representação.

O que é um cartão empresarial?

O cartão empresarial é um meio de pagamento criado especificamente para ser utilizado por empresas, com o objetivo de facilitar e controlar as despesas profissionais dos colaboradores e das equipas.

Ao contrário dos cartões pessoais, estes cartões estão associados à conta da empresa ou a uma solução de gestão financeira empresarial, permitindo que os gastos sejam feitos em nome da organização, com maior transparência e rastreabilidade.

Existem diferentes tipos de cartões empresariais, nomeadamente:

Cartões de débito empresariais, associados diretamente à conta bancária da empresa.
Cartões de crédito empresariais, com limite pré-aprovado e faturação posterior.
Cartões virtuais ou pré-pagos, ideais para compras online ou para atribuição de valores específicos a determinados colaboradores ou projetos.

Estes cartões podem ser atribuídos individualmente ou por departamento, e permitem configurar limites de gasto, categorias de despesa e regras de aprovação, consoante a política interna da empresa.

Além disso, muitas soluções incluem integração com softwares de contabilidade e relatórios automatizados, o que simplifica o processo de reconciliação financeira.

Em suma, o cartão empresarial é uma ferramenta que dá maior controlo às empresas sobre os seus fluxos de despesa, reduz burocracia e contribui para uma gestão financeira mais ágil e eficiente.

Benefícios de usar o cartão empresarial

A utilização de um cartão empresarial traz inúmeras vantagens para a gestão financeira e operacional de uma organização.

Para além de simplificar os pagamentos do dia a dia, esta ferramenta permite ganhar maior controlo sobre os gastos, reduzir a carga administrativa e melhorar a transparência interna.

Abaixo, destacamos os principais benefícios para a empresa:

Centralização e visibilidade das despesas: ao utilizar cartões empresariais, todas as despesas ficam concentradas num único sistema ou conta. O que facilita o acompanhamento em tempo real e permite uma melhor análise dos gastos por colaborador, equipa ou projeto.
Redução da burocracia: o uso do cartão elimina a necessidade de adiantamentos e pedidos de reembolso frequentes. Isto reduz o tempo gasto pela equipa financeira em tarefas manuais, como validação de recibos ou reconciliação de despesas.
Definição de limites e regras de utilização: os cartões empresariais permitem configurar limites de gasto personalizados, categorias permitidas e níveis de aprovação. Ajudando assim a controlar o orçamento e a evitar despesas indevidas ou não justificadas.
Maior segurança e controlo em tempo real: com notificações automáticas e bloqueio de cartões em caso de necessidade, é possível agir rapidamente perante qualquer utilização irregular. Além disso, as compras são mais facilmente rastreáveis e auditáveis.
Integração com ferramentas de contabilidade e relatórios: muitos cartões empresariais integram-se com plataformas de contabilidade ou ERP, permitindo importação automática de dados, categorização de despesas e geração de relatórios detalhados, o que melhora a tomada de decisão financeira.

Como implementar os cartões empresariais na tua organização

A implementação de cartões empresariais pode transformar significativamente a forma como a tua empresa gere despesas, mas para que o processo seja eficaz, é importante adotá-lo com planeamento e clareza.

Desde a escolha do fornecedor até à definição de políticas internas, cada passo deve ser pensado para garantir segurança, controlo e adesão por parte da equipa.

Segue alguns passos essenciais para uma implementação bem-sucedida:

1. Escolhe a solução mais adequada ao perfil da empresa

Analisa as opções disponíveis no mercado (cartões de débito, crédito, virtuais ou pré-pagos) e escolhe aquela que melhor se adapta ao volume de despesas, número de utilizadores e necessidades operacionais. Considera também integrações com softwares de RH.

2. Define uma política clara de utilização

Antes de distribuir os cartões, estabelece regras de utilização claras: quem pode usar, para que tipo de despesas, quais os limites, e como se faz o registo de comprovativos. Esta política deve ser comunicada por escrito e integrada no regulamento interno.

3. Atribui cartões com critérios e limites personalizados

Configura cada cartão com limites de gasto por colaborador, equipa ou projeto, de acordo com as responsabilidades e necessidades de cada função. Isso ajuda a evitar abusos e facilita a gestão orçamental.

4. Forma e sensibiliza os utilizadores

Realiza uma sessão de formação (mesmo que breve) para garantir que os colaboradores compreendem como usar o cartão, como registar as despesas e o que fazer em caso de erro ou perda. A sensibilização é essencial para garantir o uso correto.

5. Monitoriza e ajusta de forma contínua

Depois da implementação, acompanha os relatórios, identifica padrões de uso e ajusta os limites ou regras conforme necessário. A flexibilidade é fundamental para que o sistema evolua com as necessidades da empresa.

Controlo de despesas com a Sesame RH

Gerir as despesas empresariais de forma eficiente é essencial para manter a saúde financeira da organização e garantir o cumprimento das políticas internas.

Por isso, a Sesame disponibiliza uma solução integrada que simplifica e automatiza o processo de controlo de despesas, promovendo maior transparência e agilidade na gestão financeira. As principais funcionalidades são:

Registo fácil e rápido de despesas: os colaboradores podem submeter despesas através da app, com fotografias de recibos e categorização automática.
Aprovação centralizada: gestores validam despesas num único painel, com acompanhamento por projeto, equipa ou colaborador.
Integração com cartões corporativos: as transações feitas com cartões físicos ou virtuais podem ser automaticamente associadas às despesas registadas, com controlo em tempo real.
Exportação e integração com ferramentas financeiras: os dados podem exportar-se com um clique e são compatíveis com softwares de contabilidade.
Gestão de quilometragens e deslocações: inclui cálculo de reembolsos com base em percursos reais, integrando com o Google Maps.

Com a Sesame RH, o controlo de despesas torna-se mais simples, seguro e eficiente, contribuindo para uma gestão financeira moderna e sem complicações.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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