Controlo de despesas da Sesame HR: como digitalizar a gestão

23 de setembro, 2025

Gerir despesas numa empresa em crescimento pode transformar-se rapidamente num pesadelo. Entre recibos perdidos, folhas de Excel desatualizadas e aprovações que demoram semanas, o risco de erro e de insatisfação da equipa aumenta todos os dias.

Além disso, a falta de visibilidade sobre os custos reais por departamento ou projeto afeta diretamente o planeamento financeiro e fragiliza o cash flow.

É aqui que o sistema de controlo de despesas da Sesame HR faz a diferença. Ao centralizares toda a informação, automatizares a aprovação de pedidos e acederes a relatórios em tempo real, consegues eliminar burocracia, reduzir falhas e tomar decisões baseadas em dados fiáveis.

Neste artigo, vais perceber como digitalizar a gestão de despesas pode ajudar-te a resolver estes problemas de uma vez por todas e transformar um processo visto como moroso numa vantagem competitiva para a tua empresa.

O que é e como funciona o de controlo de despesas da Sesame HR

O sistema de controlo de despesas da Sesame HR é uma solução digital criada para simplificar e centralizar todo o processo de gestão de custos dentro da empresa. Em vez de dependeres de folhas de cálculo, e-mails ou documentos em papel, passas a ter uma plataforma única onde os colaboradores submetem pedidos, os gestores aprovam e tu acompanhas tudo em tempo real.

Submissão via app e portal web

Cada colaborador pode registar uma despesa de forma imediata, anexando o recibo através da aplicação móvel ou do portal web. Assim, evitas extravios e consegues garantir que todos os gastos ficam documentados no momento em que acontecem.

Fluxos de aprovação configuráveis

O software permite criar regras de aprovação de despesas dos funcionários com base em montante, categoria ou departamento.

Por exemplo, uma refeição até um certo valor pode ser aprovada automaticamente, enquanto despesas maiores seguem para validação de um gestor. Desta forma, o processo é rápido, mas mantém-se o controlo.

Livro de registo de despesas digital

Todas as despesas ficam organizadas num livro de registo digital, acessível e sempre atualizado. Podes consultar rapidamente quem gastou, em que categoria e em que data, sem teres de procurar em várias fontes dispersas.

Tabela e mapa de despesas mensais

A plataforma cria automaticamente uma tabela de despesas da empresa, categorizada por tipo de gasto, centro de custo ou projeto. Além disso, disponibiliza um mapa de despesas mensais, que te dá uma visão clara e em tempo real da evolução dos custos.

Portanto, como a Sesame, consegues reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas, aumentar a transparência e apoiar-te em dados fiáveis para planear melhor o orçamento da tua empresa.

Benefícios da gestão de despesas empresariais com um software

Adotar um software para a gestão de despesas empresariais vai muito além de digitalizar processos. É uma forma de aumentar a transparência, reduzir riscos e apoiar a tomada de decisão estratégica. Eis os principais benefícios:

Menos erros, menos fraude e mais rigor: cada despesa é registada com o respetivo comprovativo e categorizada no momento. Isso elimina erros de lançamento, evita duplicações e dificulta abusos.
Rapidez em aprovações e reembolsos: os fluxos automáticos aceleram o ciclo de aprovação e reduzem o tempo médio de pagamento ao colaborador, o que aumenta a satisfação das equipas e melhora o cash flow.
Relatórios claros e acessíveis: tens dashboards em tempo real com detalhe por colaborador, equipa ou centro de custo, o que permite reagir rapidamente a desvios orçamentais e planear com maior segurança.
Integração com a contabilidade: Ao ligares a gestão de despesas a outros sistemas, como processamento salarial ou contabilidade, evitas trabalhas duas vezes e aumentas a fiabilidade da informação financeira.

Que problemas resolve um software de gestão de despesas?

Como estamos a ver, a gestão manual de custos, baseada em folhas de Excel, e-mails e recibos em papel, cria mais problemas do que soluções.

Muitas empresas continuam a depender destes métodos e acabam por perder tempo, comprometer a fiabilidade da informação e desgastar a relação com os colaboradores. É precisamente aqui que um software de gestão de despesas faz a diferença.

Recibos perdidos e dados dispersos

Comprovativos que desaparecem, documentos espalhados por diferentes canais ou dados incompletos tornam-se comuns em processos manuais. Um software resolve este problema ao centralizar toda a informação e garantir que cada despesa fica registada no momento em que ocorre.

Aprovações lentas e burocráticas

Quando as aprovações dependem de trocas de e-mails ou assinaturas presenciais, os reembolsos podem demorar semanas. Com um software, os fluxos são automáticos: cada pedido segue para o gestor certo e é aprovado em segundos, sem perder controlo.

Falta de visibilidade sobre os custos

Sem relatórios consistentes, só percebes o impacto financeiro das despesas no fim do mês — ou até mais tarde. Um software disponibiliza dashboards em tempo real, mostrando onde, como e por quem o dinheiro está a ser gasto.

Retrabalho para RH e contabilidade

Introduzir manualmente despesas na folha de salários ou nos sistemas de contabilidade é uma tarefa morosa e propensa a erros. Ao integrares o software com estes processos, eliminas duplicações e aumentas a precisão nos reembolsos.

Em resumo, um software de gestão de despesas como a Sesame HR, resolve problemas estruturais de tempo, transparência e rigor, permitindo que a tua empresa foque os recursos no que realmente importa: crescer de forma sustentável

Prós e contras de digitalizar o controlo de despesas na empresa

Embora a digitalização do controlo de despesas apresente vantagens claras, como a rapidez e a visibilidade em tempo real, é importante reconhecer também os desafios que acompanham esta mudança.

O segredo está em preparar bem a implementação, comunicar com clareza às equipas e escolher uma solução que se adapte ao ritmo e às necessidades da tua empresa.

Prós	Contras
Maior rapidez na submissão e aprovação de despesas	Requer investimento inicial em software
Redução de erros manuais e fraudes	Necessidade de formação para as equipas
Visibilidade em tempo real sobre custos por colaborador, equipa ou projeto	Possível resistência cultural à mudança
Integração com payroll e contabilidade, eliminando retrabalho	Dependência de conectividade e tecnologia
Relatórios detalhados que apoiam decisões estratégicas	Ajustes de processo durante a fase de implementação

Por que escolher o sistema de controlo de despesas da Sesame HR?

Quando pensas em digitalizar o processo de gestão de despesas, é natural perguntares-te: porque escolher a Sesame HR em vez de outras soluções?

A resposta está na combinação de simplicidade, flexibilidade e impacto direto nos resultados da tua empresa.

Por isso, com o controlo de despesas da Sesame HR, ganhas:

Centralização total: todas as despesas ficam num único registo digital, acessível em qualquer momento.
Automatização inteligente: fluxos de aprovação configuráveis reduzem burocracia e aceleram os reembolsos.
Visibilidade em tempo real: dashboards e relatórios claros ajudam-te a identificar tendências e otimizar custos.
Integração sem fricção: ligação fácil a payroll e contabilidade, eliminando retrabalho administrativo.
Experiência melhorada para colaboradores: processos mais rápidos e transparentes, que aumentam a confiança na gestão.

Como refere Tiago Santos, Vice-Presidente de Comunidade e Crescimento da Sesame:

“Automatizar o controlo de despesas não é apenas uma questão de eficiência, é um passo essencial para criar processos transparentes e uma cultura de confiança dentro das organizações.”

Se queres simplificar a gestão de despesas e transformar este processo numa vantagem competitiva, solicita já a demo gratuita da Sesame HR e fala com os nossos especialistas. Descobre como levar a tua empresa a outro nível de eficiência.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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