Ferramenta para monitorizar os gastos dos colaboradores

23 de setembro, 2025

Monitorizar os gastos dos colaboradores pode parecer uma tarefa simples, mas rapidamente se transforma num desafio quando a empresa cresce e os processos continuam a depender de folhas de cálculo, recibos em papel e aprovações feitas por e-mail.

A ausência de visibilidade em tempo real e a falta de regras claras tornam difícil perceber onde estão os maiores custos, atrasam reembolsos e geram frustração nas equipas.

Com a solução certa, consegues transformar este problema num processo ágil e transparente. Uma ferramenta como a Sesame HR permite centralizar pedidos, automatizar a aprovação de despesas dos funcionários e ter relatórios detalhados para apoiar decisões estratégicas.

Ao longo deste artigo, vais descobrir como simplificar a gestão de despesas e porque é que digitalizar este processo é um passo essencial para aumentar a eficiência e a confiança dentro da tua organização.

Porque monitorizar os gastos dos colaboradores é necessário?

À medida que uma empresa cresce, os custos associados a deslocações, refeições em serviço, material de apoio ou outras despesas operacionais aumentam de forma significativa. Se não existirem mecanismos claros de controlo, é muito fácil perderes o rasto a esses valores e acabares por ultrapassar orçamentos sem perceber onde foi gasto o dinheiro.

Monitorizar os gastos dos colaboradores não é apenas uma questão de rigor administrativo, é também uma forma de proteger o cash flow da empresa e de criar processos mais justos e transparentes. Quando consegues acompanhar despesas em tempo real, sabes exatamente:

Quem realizou a despesa.
Qual foi a categoria do gasto (ex.: deslocação, alojamento, refeições).
Quando ocorreu e se respeitou os limites definidos.
Se foi devidamente aprovado dentro da política interna.

Além disso, esta monitorização tem impacto direto na motivação da equipa. Quando os pedidos são claros, as regras transparentes e os reembolsos rápidos, os colaboradores sentem que o seu esforço é valorizado e confiam mais na gestão.

Por outro lado, para os gestores, ter acesso imediato a relatórios e dashboards evita surpresas desagradáveis no final do mês e permite tomar decisões baseadas em dados fiáveis, em vez de suposições.

Como o software da Sesame te ajuda a automatizar o controlo de gastos

Como já sabes, gerir despesas de forma manual é uma das tarefas mais demoradas e propensas a erros dentro de uma empresa.

Entre recibos perdidos, aprovações feitas por e-mail e relatórios dispersos em várias folhas de cálculo, o processo acaba por consumir demasiado tempo da equipa e comprometer a visibilidade financeira. É precisamente aqui que o software da Sesame HR faz a diferença.

Com a Sesame, consegues:

Submeter despesas em segundos. Os colaboradores tiram uma fotografia ao recibo através da app móvel ou registam o gasto diretamente no portal web. Assim, toda a informação fica centralizada e validada de imediato.
Automatizar a aprovação de despesas dos funcionários. Podes configurar fluxos de aprovação adaptados ao teu negócio: por montante, por categoria de despesa ou por departamento. Desta forma, as validações deixam de ser manuais e passam a ser rápidas, consistentes e transparentes.
Gerar relatórios em tempo real. A plataforma cria dashboards e mapas mensais de despesas que te mostram quanto foi gasto por equipa, projeto ou colaborador. Isto dá-te uma visão clara para tomar decisões estratégicas e antecipar desvios orçamentais.
Integrar com payroll e contabilidade. As despesas aprovadas podem ser automaticamente exportadas para o processamento salarial ou partilhadas com a contabilidade. Assim, eliminas duplicações de dados e aumentas a precisão dos reembolsos.

No fundo, a Sesame transforma o que antes era um processo burocrático num fluxo simples e eficiente, onde cada despesa é registada, aprovada e reportada em tempo recorde. Ganha-se tempo, reduz-se o risco de erros e reforça-se a confiança entre colaboradores e gestão.

KPIs que deves acompanhar na gestão de despesas

Monitorizar os gastos dos colaboradores não serve apenas para evitar erros ou acelerar reembolsos. O verdadeiro valor surge quando consegues medir o impacto do processo e identificar melhorias contínuas.

Para isso, é fundamental acompanhares alguns KPIs (Key Performance Indicators) que refletem a eficiência e a transparência da tua gestão de despesas.

Tempo médio de aprovação e reembolso

Este KPI mostra-te quanto tempo passa entre a submissão de uma despesa e o pagamento ao colaborador. Prazos longos indicam burocracia ou falhas nos fluxos de aprovação. Reduzir este tempo aumenta a satisfação das equipas e melhora a previsibilidade financeira.

Percentagem de despesas fora de política

Mede a proporção de pedidos que não cumprem as regras internas, seja por falta de comprovativo, valores acima do limite ou categoria incorreta. Um valor elevado pode indicar que a política de reembolso não está clara ou que falta formação às equipas.

Aderência por equipa ou departamento

Este indicador mostra quantos colaboradores utilizam corretamente o sistema de submissão digital. Uma taxa de adesão baixa sugere resistência à mudança ou falta de simplicidade no processo. Acompanhar este KPI permite-te agir rapidamente para garantir consistência.

Poupança de tempo administrativo

Compara o tempo gasto na gestão de despesas antes e depois da digitalização. A redução de horas manuais é um benefício tangível tanto para os RH como para a contabilidade, libertando recursos para tarefas mais estratégicas.

Seguindo estes KPIs, consegues avaliar não só a eficiência do processo, mas também o impacto real da digitalização na tua empresa.

O próximo passo para simplificar o controlo de despesas

Enfim, monitorizar os gastos dos colaboradores deixou de ser apenas uma questão administrativa e passou a ser um fator estratégico para qualquer empresa que queira crescer de forma sustentável.

Ao centralizares processos, automatizares a aprovação de despesas dos funcionários e acompanhares os KPIs certos, consegues reduzir erros, ganhar transparência e aumentar a confiança entre gestão e equipas.

A Sesame HR tem como objetivo responder a estes desafios. Com fluxos de aprovação configuráveis, relatórios em tempo real e integração com outros processos de RH, a plataforma ajuda-te a transformar a gestão de despesas num processo simples, rápido e fiável.

Se queres simplificar os reembolsos e ganhar mais controlo financeiro, solicita já uma demonstração gratuita da Sesame HR e fala com os nossos especialistas. Descobre como podes otimizar hoje mesmo a gestão de despesas da tua empresa.

Quer avaliar nosso artigo?

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

Também recomendamos