Gestão de despesas corporativas: controlo e transparência no RH

23 de junho, 2025

No contexto empresarial português atual, a gestão de despesas corporativas tornou-se um pilar fundamental para garantir a sustentabilidade financeira e o sucesso organizacional. Se geres uma equipa ou lideras uma empresa, sabes que o controlo rigoroso dos gastos não é apenas uma questão de cumprimento legal, mas um verdadeiro diferenciador competitivo.

Além disso, ao apostares numa abordagem eficiente e transparente, consegues não só reduzir custos, mas também fomentar uma cultura de responsabilidade e confiança dentro da organização.

A transformação digital trouxe novas ferramentas e métodos para tornar o processo mais ágil e rigoroso, como os software de RH da Sesame e sua funcionalidade de controlo de despesas, potenciando ainda mais a tua capacidade de tomada de decisão baseada em dados fiáveis. Ao continuares a leitura, descobrirás como dominar este desafio e obter melhores resultados para a tua empresa.

O que é a gestão de despesas corporativas?

Quando falamos de gestão de despesas corporativas, referimo-nos a todo o processo de planeamento, acompanhamento e controlo dos gastos realizados pelos colaboradores em nome da empresa.

Este processo inclui desde a aprovação prévia de despesas, a criação de políticas internas, até à análise detalhada dos custos para identificar oportunidades de otimização.

Ao assumires esta responsabilidade, asseguras que todas as operações financeiras estejam alinhadas com os objetivos estratégicos, promovendo a otimização dos recursos e uma maior transparência junto da equipa.

Que tipo de despesas posso colocar na empresa?

Ao assumires as tuas funções de direção ou gestão de recursos humanos, deves conhecer detalhadamente quais as despesas que podem ser inseridas na contabilidade da empresa.

Existem diversos tipos de gastos admissíveis, sendo importante distinguir entre aqueles que são efetivamente dedutíveis e os que a legislação não permite deduzir. Entre as despesas elegíveis encontras frequentemente:

Custos associados ao uso de viaturas para fins profissionais, incluindo combustível e deslocações.
Refeições realizadas no âmbito do trabalho, como almoços de negócio ou deslocações.
Gastos com estadias, sempre que exista ausência em trabalho ou em missões externas.
Aquisição de equipamentos informáticos essenciais para o desempenho das funções da equipa.
Despesas relacionadas com a compra de matérias-primas diretamente afetas à atividade desenvolvida.

Para evitar riscos fiscais e garantir a correta dedutibilidade destes gastos, é indispensável manter um arquivo organizado das faturas e comprovativos. Ao mesmo tempo, implementar políticas claras sobre quais os limites e condições para cada tipo de despesa permite minimizar erros e conflitos internos.

Recorda também a importância de sensibilizar os colaboradores sobre as regras vigentes, reforçando a comunicação interna e formação contínua nesta matéria.

Que tipos de despesas existem?

A gestão financeira eficaz passa pela compreensão das diferentes naturezas de despesas. Tal como deves distinguir entre custos fixos e variáveis, importa reconhecer outros agrupamentos que influenciam o controlo orçamental:

Despesas variáveis: flutuam consoante o volume da atividade da empresa, como viagens de trabalho ou comissões.
Despesas operacionais: resultam diretamente da operação do negócio, incluindo salários, rendas ou consumíveis.
Despesas não operacionais: englobam custos com investimentos, juros bancários ou multas, que não decorrem da atividade regular.
Despesas pré-operacionais: são aquelas incorridas antes do início da atividade, tais como estudos de viabilidade ou licenças.

Saber distingui-las é essencial para definires prioridades e estabeleceres orçamentos ajustados à realidade da tua organização. Além disso, este conhecimento permite negociar melhores condições com fornecedores, bem como rever procedimentos internos na ótica de uma maior eficiência.

Qual é a diferença entre custos e despesas?

Para organizares melhor as tuas contas e tomares decisões assertivas, é crucial distinguir custos de despesas. Os custos estão associados diretamente à produção de bens ou serviços – por exemplo, a compra de matéria-prima ou mercadorias para revenda.

Já as despesas dizem respeito aos demais gastos necessários à manutenção do negócio, como publicidade, arrendamento, ou serviços administrativos.

Se por um lado os custos têm impacto direto no preço final do produto ou serviço, as despesas representam os recursos consumidos para apoiar toda a estrutura organizativa. Ao dominares esta diferenciação, consegues alocar corretamente cada despesa no plano de contas e evitar equívocos no apuramento de resultados.

Por que implementar o software de gestão de despesas da Sesame?

Implementar o software de gestão de despesas da Sesame RH é uma decisão estratégica para empresas que buscam otimizar e controlar melhor os custos relacionados a despesas corporativas.

A plataforma oferece soluções inteligentes que permitem automatizar processos de aprovação de despesas, controle de reembolsos e relatórios financeiros, garantindo transparência e eficiência na gestão de recursos.

Automação de processos. A Sesame RH permite que todas as despesas sejam automaticamente registradas, aprovadas e relacionadas a centros de custo. Economizando assim tempo e reduzindo o risco de erros humanos.
Acompanhamento em tempo real. Com a plataforma, é possível monitorizar em tempo real todas as despesas da empresa, garantindo controlo e visibilidade total sobre os gastos.
Redução de custos operacionais. Ao automatizar tarefas administrativas e eliminar processos manuais, a Sesame ajuda a reduzir custos operacionais, permitindo que os gestores de RH e financeiros se concentrem em tarefas mais estratégicas.
Conformidade e segurança. A Sesame assegura que todas as despesas estejam em conformidade com as normas fiscais e políticas internas da empresa. A plataforma também garante a segurança dos dados financeiros e a proteção das informações sensíveis.
Relatórios detalhados e insights. Com relatórios detalhados e análises preditivas, a Sesame oferece insights valiosos sobre os padrões de despesas e possibilita uma gestão proativa de custos.

Em resumo, o software de gestão de despesas da Sesame oferece uma gestão eficiente e transparente das despesas corporativas. Pois, reduz custos operacionais, automatiza processos e proporciona dados precisos para decisões financeiras mais informadas.

Porque não experimentas? Testa gratuitamente a Sesame RH e vê como facilita a gestão da tua equipa de forma simples e eficaz!

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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