17 de abril, 2025

Gerir a folha de pagamento pode ser um dos processos mais morosos e delicados dentro de qualquer departamento de Recursos Humanos. Entre cálculos, prazos e obrigações legais, um pequeno erro pode traduzir-se em consequências sérias — tanto para a empresa como para os colaboradores.

Por isso, é fundamental encontrar formas de simplificar este processo sem comprometer a sua precisão nem a conformidade com a legislação.

Neste artigo, mostramos-te como modernizar e otimizar a gestão do recibo de vencimento, recorrendo a estratégias e ferramentas que te ajudam a poupar tempo, reduzir erros e garantir uma maior eficiência administrativa.

O que é a folha de salário?

Para começar, a folha de pagamento ou de salário, é um documento essencial que reúne todas as informações relacionadas às remunerações dos colaboradores de uma empresa.

Atualmente, em Portugal, este documento inclui os vencimentos brutos, os descontos legais (como IRS e contribuições para a Segurança Social), bem como os benefícios, subsídios e o valor líquido a receber.

Ao mesmo tempo, a folha de pagamento garante a transparência entre empregador e colaborador e assegura o cumprimento das obrigações legais.

Além disso, serve de base para a elaboração dos recibos de vencimento e para o envio das declarações obrigatórias às autoridades competentes.

Conformidade e penalizações na folha salarial

Gerir corretamente a folha de pagamento vai muito além de calcular salários — implica cumprir rigorosamente com a legislação laboral em vigor. Já que, qualquer falha, por menor que pareça, pode resultar em penalizações legais, auditorias inesperadas ou insatisfação por parte dos colaboradores.

Desse modo, para garantir conformidade, é essencial:

Manter-se atualizado com o Código do Trabalho e todas as obrigações legais associadas à remuneração, contribuições para a Segurança Social e retenções na fonte.
Cumprir os prazos de entrega dos recibos de vencimento e o pagamento das contribuições obrigatórias.
Registar e arquivar corretamente todos os comprovativos e documentos relacionados com o processamento salarial.
Verificar a exatidão dos dados dos colaboradores, incluindo escalões de IRS, descontos e benefícios aplicáveis.
Usar um software de RH confiável, que automatize cálculos e atualize regras fiscais e legais automaticamente, reduzindo o risco de erro humano.

Em suma, ao implementar estas boas práticas, não só evitas sanções e erros dispendiosos, como também reforças a transparência e a confiança na tua política salarial.

Como elaborar uma folha salarial?

A elaboração correta da folha salarial é fundamental para garantir a conformidade legal, evitar erros nos pagamentos e manter a confiança da equipa. Abaixo explicamos, passo a passo, como preparar este documento essencial.

1. Recolher os dados dos colaboradores

Antes de mais, é necessário garantir que tens acesso a todas as informações atualizadas dos colaboradores:

Nome completo e NIF
Categoria profissional
Data de admissão
Vencimento base e acordos contratuais
Regime de horário (tempo completo, parcial, turnos, etc.)
Presenças, faltas, horas extraordinárias e dias de férias

2. Calcular o vencimento bruto

O vencimento bruto inclui o salário base e quaisquer adicionais, como:

Subsídio de alimentação
Subsídio de turno ou noturno
Prémios ou comissões
Horas extraordinárias

3. Aplicar os descontos legais

De acordo com a legislação portuguesa, deves deduzir os seguintes encargos:

Contribuição para a Segurança Social (11% a cargo do trabalhador)
Retenção na fonte de IRS, conforme a tabela aplicável ao colaborador
Outros descontos (ex.: penhoras salariais, planos de saúde, etc.)

4. Determinar o salário líquido

Depois dos descontos, obténs o salário líquido, ou seja, o valor que o colaborador efetivamente vai receber.

5. Gerar o recibo de vencimento

Assim, com base na folha salarial, é emitido o respetivo recibo, que deve conter de forma clara:

Vencimento bruto
Detalhe dos descontos
Salário líquido
Identificação da entidade empregadora
Período de pagamento e data de emissão

6. Registar e arquivar

Por fim, a folha salarial deve ser arquivada mensalmente e enviada ao contabilista ou entidade responsável, cumprindo os prazos legais de reporte à Segurança Social e AT (Autoridade Tributária).

Erros a evitar na gestão da folha de pagamento

Mesmo com atenção, é comum que algumas falhas ocorram durante o processamento salarial. Por isso, estes são os erros mais frequentes — e como evitá-los:

Cálculo incorreto de descontos: erros no apuramento do IRS ou das contribuições para a Segurança Social podem levar a sanções legais. Utiliza sempre tabelas atualizadas e revê os cálculos automaticamente com um software de confiança.
Atrasos na entrega dos recibos: emitir os recibos fora do prazo pode gerar desconfiança interna e problemas de conformidade. Define um calendário fixo e automatiza o envio com ferramentas digitais.
Falta de atualização dos dados dos colaboradores: mudanças de escalão, alterações contratuais ou atualizações fiscais devem ser refletidas na folha de pagamento. Mantém a base de dados sempre atualizada.
Processos manuais excessivos: gerir tudo em Excel ou papel aumenta o risco de erros. Aposta na digitalização e automatização com um software de RH completo.
Não guardar os comprovativos por tempo suficiente: a legislação exige que guardes os registos durante vários anos. Assegura um sistema de arquivo digital seguro e acessível.

Como a Sesame HR te ajuda na gestão da folha de pagamento?

A Sesame HR é a tua aliada na automatização e organização de todos os dados que impactam a folha salarial. Embora o processamento final do salário possa ser feito por um software de contabilidade ou um gabinete externo, a Sesame garante que os dados que alimentam esse processo estão sempre atualizados, corretos e acessíveis.

Dessa forma, com a plataforma, podes:

Controlar horários, horas extra e ausências com precisão.
Gerir facilmente subsídios, turnos, férias e faltas de forma centralizada.
Aceder a relatórios em tempo real que te ajudam a tomar decisões com base em dados.
Exportar toda a informação necessária para o teu contabilista ou software de salários, sem erros e sem complicações.

Enfim, ao centralizar estes processos, a Sesame ajuda-te a poupar tempo, evitar falhas e garantir que toda a informação salarial está alinhada com as normas legais em vigor.

Então, queres testar na prática? Experimenta gratuitamente a Sesame HR e descobre como simplificar a gestão da tua equipa e os recibos de vencimento!

Quer avaliar nosso artigo?

Avaliação média:

5 estrelas (87 votos)

★★★★★

Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

Também recomendamos