25 de fevereiro, 2025

A folha de presenças é um instrumento fundamental para a gestão da assiduidade nas empresas, permitindo registar a entrada e saída dos colaboradores, bem como eventuais faltas ou atrasos.

Este registo é essencial não só para cumprir obrigações legais, mas também para garantir transparência na gestão do tempo de trabalho. Além disso, facilita o processamento salarial e assegura um maior controlo sobre a produtividade da equipa.

No entanto, apesar das suas vantagens, a folha de presenças tradicional em papel pode tornar-se um processo moroso, sujeito a erros e até a manipulações. Com a digitalização dos processos de recursos humanos, muitas empresas estão a adotar soluções automatizadas que oferecem maior precisão e eficiência, como um software de controlo de assiduidade.

Assim, é importante analisar os prós e contras deste método e perceber se ainda é a melhor opção para a realidade da tua empresa.

O que é uma folha de presenças?

A folha de presenças é um documento utilizado pelas empresas para registar a assiduidade dos colaboradores, anotando a sua entrada, saída e eventuais faltas ao longo do período de trabalho. Este registo pode ser feito de forma manual, através de documentos em papel assinados diariamente, ou de forma digital, com softwares específicos que automatizam o processo.

Para além de servir como um meio de controlo interno, a folha de presenças tem também uma função legal, garantindo que a empresa cumpre as obrigações laborais e que os colaboradores recebem pelos dias efetivamente trabalhados.

Dependendo da organização, este documento pode incluir informações adicionais, como horários específicos, pausas e justificações de ausência, tornando-se uma ferramenta essencial para a gestão de recursos humanos.

Tipos de folha de presenças

Existem diferentes tipos de folha de presenças, cada um adaptado às necessidades e ao funcionamento de cada empresa.

Da mesma forma, a escolha do modelo ideal depende do nível de controlo necessário, do número de colaboradores e dos horários da empresa . A seguir, deixamos os 3 tipos:

Folha de presenças manual – utilizada em papel ou ficheiro digital simples, onde os colaboradores registam manualmente a sua entrada e saída. Embora seja um método acessível, pode ser suscetível a erros e manipulação.
Folha de presenças digital – criada em planilhas online ou software de gestão, permitindo um registo mais organizado e fácil de consultar. Reduz erros e facilita a monitorização.
Sistemas integrados de controlo de assiduidade – utilizam tecnologias como biometria, cartões de ponto ou aplicações móveis para um acompanhamento mais preciso e automatizado da presença dos colaboradores.

O que diz a lei sobre as folhas de presenças?

Em Portugal, a legislação laboral não exige expressamente a utilização de uma folha de presenças, mas determina que as empresas devem manter um registo fiável do tempo de trabalho dos seus colaboradores. De acordo com o Código do Trabalho (artigo 202.º), os empregadores são obrigados a controlar o horário de trabalho, garantindo que os períodos de trabalho e descanso são respeitados.

Além disso, o Decreto-Lei n.º 89/2009 estabelece que todas as empresas devem registar o início e o fim do tempo de trabalho dos seus funcionários. Estes registos podem ser feitos em suporte físico (como uma folha de presenças assinada) ou digital (através de sistemas eletrónicos).

A falta de um registo adequado pode resultar em coimas para a empresa, especialmente se houver fiscalizações por parte da Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).

Assim, embora a folha de presenças não seja obrigatória por si só, a sua utilização pode ser uma forma simples e eficaz de cumprir a legislação, evitando problemas legais e garantindo uma gestão mais transparente do tempo de trabalho.

Vantagens de utilizar uma folha de presenças

A utilização de um registo de assiduidade traz diversas vantagens para a gestão de recursos humanos e o funcionamento da empresa. Vamos ver:

Controlo eficiente da assiduidade – permite que a empresa acompanhe com precisão os horários de entrada e saída dos colaboradores, garantindo um registo organizado e acessível.
Facilidade no cálculo de salários – um registo fiável das horas trabalhadas facilita o processamento da folha de pagamento, assegurando que horas extras, faltas e atrasos sejam contabilizados corretamente.
Maior transparência e confiança – a existência de um registo formal promove um ambiente mais justo, tanto para os trabalhadores como para a empresa, evitando mal-entendidos ou disputas sobre horários.
Redução de burocracia – quando digitalizada e integrada com softwares de recursos humanos, a folha de presenças automatiza processos, poupando tempo e reduzindo erros administrativos.
Melhoria na gestão de equipas – o acompanhamento regular da assiduidade permite aos gestores tomar decisões mais informadas sobre escalas, substituições e necessidade de reforço de pessoal.
Cumprimento das obrigações legais – manter um registo atualizado da presença dos colaboradores ajuda a garantir que a empresa está em conformidade com a legislação laboral, evitando possíveis penalizações ou sanções.

Desvantagens

Embora a folha de presenças seja uma ferramenta útil para registar a assiduidade dos colaboradores, apresenta algumas desvantagens. Essas podem impactar a gestão de recursos humanos, vamos ver quais são:

Possibilidade de erros e fraudes – o registo manual pode levar a erros, seja por descuido ou mesmo por adulteração intencional. Como por exemplo, a marcação de presenças indevidas.
Processo moroso e burocrático – o preenchimento e validação manual da folha consomem tempo, tanto para os colaboradores como para o departamento de RH.
Dificuldade na gestão de dados – o armazenamento e análise de registos físicos ou em ficheiros simples dificultam a obtenção de insights sobre assiduidade e pontualidade.
Risco de perda ou deterioração – folhas físicas podem extraviar-se ou deteriorar-se, comprometendo a fiabilidade dos registos.

Para superar estas limitações, muitas empresas estão a adotar soluções digitais, que garantem maior eficiência, precisão e segurança nos registos.

Como a Sesame pode ajudar na gestão da assiduidade?

A Sesame HR oferece uma solução digital eficiente para gerir a assiduidade dos colaboradores, eliminando a necessidade de registos manuais e garantindo um controlo rigoroso do tempo de trabalho. Com funcionalidades avançadas, a plataforma permite que as empresas monitorizem as presenças, ausências e horários de forma simples e automatizada.

Entre os principais benefícios, destaca-se o registo digital do ponto, que pode ser feito a partir de qualquer dispositivo. Facilitando assim a gestão do teletrabalho e de equipas distribuídas.

Além disso, a Sesame HR assegura a conformidade legal, garantindo que os registos de assiduidade estão organizados e acessíveis em caso de auditorias ou fiscalizações.

A plataforma também possibilita a gestão de ausências e férias, permitindo que os colaboradores solicitem dias de folga diretamente no sistema, enquanto os gestores aprovam os pedidos com um simples clique. Relatórios detalhados ajudam ainda a analisar padrões de assiduidade, contribuindo para uma tomada de decisão mais informada e estratégica.

Com a Sesame, as empresas reduzem burocracias, evitam erros no controlo de horas e garantem um acompanhamento mais eficiente da presença dos colaboradores. Promovendo desse modo transparência e produtividade.

Mas não fiques só com a teoria! Experimenta a Sesame HR sem compromisso e sente a diferença na gestão do dia a dia!

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