Os 3 melhores softwares de gestão de despesas em Portugal

23 de setembro, 2025

Gerir as despesas de uma empresa é sempre um desafio, sobretudo quando os processos ainda dependem de folhas de cálculo, recibos em papel e aprovações demoradas. Com o crescimento do negócio, esse problema intensifica-se: mais colaboradores significam mais deslocações, mais reembolsos e, consequentemente, maior risco de erros ou atrasos.

É precisamente por isso que muitas organizações estão a procurar soluções digitais para simplificar o processo. Através da gestão de despesas com software, consegues automatizar pedidos, controlar fluxos de aprovação e ter relatórios fiáveis em tempo real. Assim, deixas de perder tempo em tarefas manuais e ganhas visibilidade para tomar decisões financeiras mais estratégicas.

Neste artigo, vais conhecer os 3 melhores softwares de gestão de despesas em Portugal, compreender como cada um funciona e perceber qual poderá ser a solução mais adequada para a tua empresa.

Ao longo da leitura, vais encontrar critérios de comparação, vantagens práticas e um enquadramento claro para que possas escolher com confiança a ferramenta que mais se adapta às tuas necessidades.

Por que digitalizar a gestão de despesas através de um software?

Durante muito tempo, as empresas dependeram de processos manuais para controlar os gastos: folhas de Excel, recibos em papel, e-mails avulsos ou aprovações feitas de forma informal. Contudo, à medida que a organização cresce, estas práticas revelam-se pouco fiáveis e demasiado lentas.

Digitalizar a gestão de despesas através de um software permite-te resolver precisamente esses problemas. Em primeiro lugar, porque centralizas toda a informação num único sistema, eliminando a dispersão de dados entre departamentos.

Em segundo lugar, porque consegues automatizar tarefas repetitivas, como a submissão de comprovativos ou a validação de limites por categoria, reduzindo o risco de erros.

Além disso, ao passares para uma solução digital, ganhas algo essencial: visibilidade em tempo real. Ou seja, consegues acompanhar de imediato quanto foi gasto por equipa, por projeto ou até por colaborador, o que facilita o planeamento financeiro e a tomada de decisões estratégicas.

Finalmente, não podemos esquecer o impacto direto na experiência dos colaboradores. Quando os pedidos de reembolso são simples, rápidos e transparentes, aumenta a confiança no processo e melhora a motivação das equipas.

Os 3 melhores softwares de gestão de despesas empresariais

Hoje em dia, o mercado português dispõe de várias soluções digitais que ajudam as empresas a simplificar a gestão de custos, acelerar reembolsos e aumentar a transparência nos processos financeiros.

Abaixo encontras uma análise dos 3 melhores softwares de gestão de despesas empresariais que se destacam pela fiabilidade, funcionalidades e adaptação às necessidades de diferentes tipos de organizações.

1. Sesame HR

A Sesame HR é uma plataforma de gestão de Recursos Humanos que integra também um módulo específico para controlo de despesas.

A solução permite aos colaboradores submeter comprovativos diretamente pela aplicação móvel ou pelo portal web, facilitando o registo imediato de gastos em deslocações ou despesas do dia a dia.

Entre as principais vantagens está a possibilidade de configurar fluxos de aprovação de acordo com valores ou categorias, bem como a criação automática de relatórios e mapas mensais de despesas. Além disso, a integração com outros processos de RH, como gestão de assiduidade ou processamento salarial, permite ter uma visão unificada da empresa.

2. SAP Concur

O SAP Concur é uma solução internacional amplamente reconhecida, especialmente indicada para empresas de grande dimensão com operações em vários países.

O software permite gerir despesas corporativas de forma integrada com viagens e logística, oferecendo dashboards e relatórios.

É particularmente útil em contextos onde o compliance e a padronização global são críticos, pois facilita auditorias e garante que todas as políticas internas e externas são respeitadas. No entanto, a complexidade da ferramenta pode exigir formação específica e um período de implementação mais longo.

3. Moloni

O Moloni é um software de gestão empresarial bastante utilizado, que inclui funcionalidades de faturação, contabilidade e também gestão de despesas.

Embora não seja exclusivamente dedicado ao controlo de custos, apresenta uma abordagem prática para empresas pequenas que procuram centralizar num só sistema várias operações financeiras.

A plataforma é intuitiva e integra-se facilmente com processos administrativos já existentes, permitindo gerar tabelas de despesas, consultar históricos e apoiar a organização na análise dos gastos. É uma solução acessível que pode ser suficiente para negócios pequenos.

Desta forma, cada uma destas soluções apresenta vantagens distintas: enquanto a Sesame HR se destaca pela integração com processos de RH, o SAP Concur oferece robustez e escala internacional, e o Moloni garante simplicidade e adaptação ao contexto das pequenas empresas portuguesas.

Software	Funcionalidades	Melhor para	Pontos a considerar
Sesame HR	– Fluxos de aprovação configuráveis – Relatórios e mapas mensais em tempo real – Integração com outros módulos de RH	Empresas de média e grande dimensão que procuram unificar gestão de RH e despesas	Requer adoção mais estruturada para tirar partido da integração completa
SAP Concur	– Gestão integrada de despesas e viagens – Dashboards e relatórios – Elevado nível de compliance e auditoria	Grandes empresas, multinacionais e organizações com forte exigência regulatória	Implementação mais complexa e custo elevado comparado com outras soluções
Moloni	– Gestão de despesas integrada com faturação e contabilidade – Tabelas de despesas e histórico de gastos	Pequenas empresas que procuram centralizar gestão administrativa e financeira	Menos avançado em funcionalidades específicas de gestão de despesas

Benefícios práticos de adotar um software de gestão de despesas

Implementar um sistema digital para gerir custos não é apenas uma questão de modernização tecnológica. Os benefícios tornam-se visíveis logo nos primeiros meses, tanto para os colaboradores como para os gestores. Eis os mais relevantes:

1. Redução de erros e fraudes

Ao centralizares o processo num software, eliminas a dependência de folhas de cálculo dispersas e recibos em papel. Cada despesa submetida fica registada com comprovativo digital, categorizada e validada segundo regras pré-configuradas.

Isso reduz erros de lançamento e minimiza a possibilidade de duplicações ou pedidos incorretos, garantindo maior fiabilidade no controlo de despesas.

2. Rapidez na aprovação e reembolso

Com fluxos de aprovação automáticos, os gestores recebem notificações imediatas e conseguem validar ou recusar pedidos em segundos.

Para os colaboradores, este processo significa maior previsibilidade e menos frustração, pois os reembolsos deixam de ser demorados. A agilidade traduz-se também numa melhor gestão do cash flow e numa maior satisfação interna.

3. Visibilidade estratégica para gestores e RH

Um dos grandes diferenciais da gestão de despesas através de um software é o acesso a relatórios em tempo real. Podes filtrar por departamento, projeto ou colaborador e perceber rapidamente onde estão os maiores gastos.

Essa visibilidade permite planear orçamentos com base em dados concretos, corrigir desvios ainda a tempo e alinhar decisões financeiras com a estratégia da empresa.

Como implementar um software de controlo de despesas na tua empresa

Adotar um software de gestão de despesas é um investimento estratégico, mas para garantir o sucesso é importante seguir um processo estruturado. Eis um passo a passo que podes aplicar:

Avalia as necessidades da empresa. Identifica os principais problemas atuais como o excesso de tarefas manuais, atrasos em reembolsos, falta de visibilidade sobre custos. Esta análise inicial ajuda a definir prioridades.
Define objetivos claros. Decide o que pretendes alcançar, por exemplo, reduzir erros, acelerar aprovações, melhorar relatórios financeiros ou integrar despesas com o payroll. Ter metas mensuráveis facilita a avaliação posterior.
Seleciona a solução adequada. Escolhe o software que melhor se adapta ao teu contexto. Dá atenção à facilidade de uso, escalabilidade e integração com os sistemas que já utilizas.
Implementa em fases. Começa com um grupo-piloto (por exemplo, uma equipa ou departamento) antes de expandir para toda a empresa. Assim, consegues ajustar processos e recolher feedback real.
Forma e envolve as equipas. A adesão ao software depende da experiência do utilizador. Por isso, oferece sessões rápidas de formação e garante suporte durante as primeiras semanas de utilização.
Acompanha resultados e ajusta. Monitoriza indicadores como tempo médio de reembolso, redução de erros e nível de adoção pelos colaboradores. Usa estes dados para otimizar continuamente o processo.

Enfim, implementar uma plataforma de gestão de despesas não tem de ser complicado, especialmente quando contas com especialistas ao teu lado.

Por isso, a equipa da Sesame HR pode ajudar-te a definir a melhor abordagem para a tua empresa. Solicita já uma consultoria gratuita com os nossos expertos e descobre como simplificar a gestão de custos de forma estratégica.

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Sou um profissional de Recursos Humanos que se destaca na administração de salários, gestão de relações laborais e aconselhamento em matéria de emprego. A minha formação académica em direito do trabalho e Recursos Humanos permitiu-me desenvolver uma compreensão abrangente da dinâmica laboral e da gestão de pessoal.

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