Como usar o código QR no controlo de assiduidade da empresa

30 de abril, 2025

O código QR no controlo de assiduidade está a transformar a forma como as empresas monitorizam entradas e saídas dos colaboradores.

Esta tecnologia simples, mas altamente eficaz, permite registar presenças com rapidez, precisão e segurança, substituindo métodos manuais que consomem tempo e são mais suscetíveis a erros ou fraudes.

Ao adotar esta solução, a tua empresa ganha em eficiência, automatização e fiabilidade, seja num modelo presencial, híbrido ou remoto. Além disso, o sistema adapta-se facilmente a diferentes setores de atividade, tornando-se uma ferramenta versátil e acessível.

Neste artigo, explicamos como funciona o controlo de assiduidade com código QR, quais os seus principais benefícios e como podes implementá-lo passo a passo na tua organização.

O que é um código QR e como funciona

O código QR (Quick Response Code) é um tipo de código de barras bidimensional que pode armazenar uma grande quantidade de informação e ser lido rapidamente por dispositivos como smartphones, tablets ou leitores ópticos.

Ao ser digitalizado, o código direciona o utilizador para um conteúdo específico, seja um link, uma aplicação, um formulário ou um sistema de registo.

No contexto empresarial, e mais concretamente no controlo de assiduidade, o código QR funciona como uma chave de registo digital. Por exemplo, ao chegar ao local de trabalho, o colaborador pode escanear um código QR fixado na entrada, usando a aplicação da empresa ou uma app integrada com o sistema de gestão de recursos humanos. Esse gesto simples regista automaticamente a hora de entrada ou saída, com dados em tempo real e sem contacto físico.

Trata-se de uma solução prática, económica e altamente adaptável, ideal para empresas que procuram modernizar o registo de presenças e aumentar o rigor no acompanhamento de horários dos colaboradores. Além disso, o código QR é fácil de gerar, replicar e integrar com outras ferramentas digitais.

O que diz a legislação portuguesa sobre o código QR no controlo de assiduidade

A legislação portuguesa não menciona especificamente o uso de códigos QR como método de controlo de assiduidade, mas permite a sua utilização desde que respeite os princípios legais aplicáveis à gestão de dados pessoais e à organização do tempo de trabalho.

O foco principal está na proteção da privacidade dos colaboradores e no cumprimento do Regulamento Geral sobre a Proteção de Dados (RGPD).

De acordo com o Código do Trabalho, os empregadores têm o direito de controlar a assiduidade dos seus colaboradores, desde que esse controlo:

Esteja devidamente justificado por interesse legítimo da empresa.
Seja proporcional ao objetivo a atingir.
Respeite os direitos fundamentais do trabalhador, incluindo o direito à privacidade.

Além disso, segundo a Comissão Nacional de Proteção de Dados (CNPD), qualquer sistema de registo de assiduidade, seja por código QR, aplicação móvel ou cartão, deve:

Ser previamente comunicado aos trabalhadores.
Ter uma base legal clara (como o contrato de trabalho ou regulamento interno).
Garantir que os dados recolhidos são limitados ao necessário e armazenados em segurança.
Indicar quem tem acesso aos dados e por quanto tempo serão conservados.

Portanto, a utilização do código QR no controlo de assiduidade é perfeitamente legal, desde que seja transparente, proporcional e devidamente enquadrada na política de proteção de dados da empresa.

Para evitar problemas, é recomendável envolver o departamento jurídico ou de proteção de dados na implementação do sistema.

Como usar o código QR no controlo de assiduidade

Usar o código QR é uma forma moderna e eficaz de registar entradas e saídas dos colaboradores, garantindo mais agilidade, segurança e precisão nos registos. A implementação é simples e pode adaptar-se a diferentes modelos de trabalho: presencial, híbrido ou remoto.

Por isso, baixo vemos como podes aplicar esta tecnologia na tua empresa:

Gera um código QR único por local ou por equipa: a empresa cria códigos QR específicos que representam zonas de entrada ou pontos de registo. Cada código pode ser afixado em locais estratégicos, como a receção, salas de trabalho ou portarias.
Usa uma aplicação compatível para a leitura: os colaboradores utilizam o seu smartphone ou tablet com uma app própria (como a da Sesame HR) para escanear o código QR ao entrar ou sair. O sistema regista automaticamente a hora e o local do registo.
Liga o QR Code ao sistema de gestão de assiduidade: a leitura do código QR é sincronizada com o software de recursos humanos, que regista os dados em tempo real e atualiza os relatórios de presença e pontualidade.
Define regras claras de utilização: explica à equipa como o sistema funciona, em que situações deve ser utilizado (início/fim de turnos, pausas, visitas externas). Assegura que o processo é transparente e respeita a privacidade dos colaboradores.
Monitoriza e avalia os resultados: analisa os dados recolhidos para identificar padrões de assiduidade, atrasos ou ausências. Com esta informação, consegues melhorar a gestão de horários e tomar decisões mais estratégicas.

Simples de implementar, económico e fiável, o código QR permite-te eliminar o papel, evitar fraudes e automatizar processos, tornando o controlo de assiduidade mais eficiente e moderno.

Benefícios do código QR no controlo de assiduidade

A utilização do código QR no controlo de assiduidade traz uma série de vantagens para empresas que procuram modernizar a gestão de horários e aumentar a eficiência dos processos de RH. Trata-se de uma solução simples, acessível e altamente eficaz, tanto em ambientes presenciais como híbridos ou remotos.

Eis os principais benefícios:

Rapidez e simplicidade no registo de presenças: os colaboradores apenas precisam de escanear o código QR com o telemóvel para registar a entrada ou saída. O processo é rápido, intuitivo e sem contacto físico.
Redução de erros e fraudes: como o registo é individual e em tempo real, o sistema minimiza marcações incorretas, atrasos não reportados e tentativas de fraude (como marcações por colegas).
Integração com sistemas de RH: os dados recolhidos podem ser sincronizados automaticamente com softwares de gestão de pessoas, facilitando o controlo de horas, a preparação de folhas de vencimento e o cumprimento legal.
Acesso a dados em tempo real: a equipa de RH pode consultar relatórios de assiduidade atualizados instantaneamente, o que permite agir com mais rapidez perante ausências, atrasos ou padrões anómalos.
Flexibilidade e adaptação ao trabalho híbrido: com o código QR, é possível gerir assiduidade em múltiplos locais de trabalho, incluindo escritórios, fábricas, lojas ou até postos remotos.
Redução de custos operacionais: esta tecnologia dispensa cartões, relógios de ponto físicos ou folhas de papel, reduzindo custos de implementação e manutenção.

Em resumo, o código QR no controlo de assiduidade é uma solução eficaz, escalável e alinhada com os desafios da gestão de equipas no cenário atual.

Controlo de assiduidade com a Sesame HR

Com a Sesame HR, o controlo de assiduidade torna-se simples, digital e totalmente adaptado às necessidades da tua empresa. A plataforma permite que os colaboradores registem as entradas e saídas em tempo real. Através de diferentes métodos, incluindo o código QR, sem necessidade de equipamentos complexos ou processos manuais.

Veja como funciona na prática:

Geração de código QR personalizado

A empresa pode gerar um código QR único para cada local de trabalho ou equipa, que é afixado em pontos estratégicos. Por exemplo, na entrada do escritório ou da zona de produção.

Da mesma forma, cada colaborador utiliza a app da Sesame no seu smartphone para escanear o código QR assim que inicia ou termina o turno. O sistema regista automaticamente o horário, a localização e o utilizador.

Registos em tempo real e sem contacto físico

O processo é rápido, seguro e sem qualquer necessidade de contacto, ideal para ambientes modernos e preocupados com a saúde e segurança.

Integração com outras ferramentas

Os registos de assiduidade estão integrados com outros módulos da plataforma. Por exemplo, com a gestão de turnos, férias ou folhas salariais, facilitando todo o processo administrativo.

Além disso, a equipa de RH pode aceder a relatórios detalhados por colaborador, equipa ou período, com alertas sobre atrasos, ausências ou irregularidades.

Enfim, com a Sesame HR, ganhas um sistema de assiduidade moderno, flexível e escalável, que se adapta ao trabalho presencial, híbrido ou remoto. O que garante mais controlo, menos erros e maior eficiência na gestão do tempo da tua equipa.

Porque não experimentas? Testa gratuitamente a Sesame HR e vê como facilita a gestão da tua equipa de forma simples e eficaz!

Quer avaliar nosso artigo?