Gestão Eficiente de Cargas de Trabalho: Estratégias para Empresas

A gestão de cargas de trabalho crucial para empresas é pois o processo de atribuição de trabalho a uma equipa inteira de forma a distribuir a carga de maneira ideal entre os recursos disponíveis.

A mesma considera os conjuntos de habilidades, disponibilidade, capacidade, rendimento dos membros da equipa e qualquer outra coisa que afete quanto e que tipo de trabalho um membro da equipa deve receber.

Gestores, líderes de equipa e partes interessadas com experiência em gestão de cargas de trabalho criam cronogramas de projetos bem-sucedidos, nos quais os membros da equipa estão suficientemente ocupados com trabalhos nos quais são bons e gostam, enquanto ninguém fica sobrecarregado ou ocioso.

Neste artigo exploraremos estratégias para uma gestão eficiente de cargas de trabalho, destacando o papel crucial de ferramentas avançadas de gestão de tarefas para otimizar a produtividade e garantir a eficácia operacional. Vamos explorar como uma abordagem estruturada, aliada a ferramentas adequadas, pode ser a chave para maximizar o desempenho e o bem-estar dos colaboradores.

Por que a gestão de cargas de trabalho é importante?

A gestão de cargas de trabalho é fundamental porque a sua empresa próspera quando os recursos são maximizados. Ninguém quer estar na situação oposta, com alguns membros da equipa do projeto sentados sem nada para fazer, enquanto outros estão tão sobrecarregados que se esgotam ou se vão embora.

A gestão eficiente de cargas de trabalho é a delegação eficaz e o desenvolvimento da produtividade da equipa. A estrutura é muitas vezes dirigida por frameworks e metodologias como SCRUM, Scaled Agile Framework (SAFe) ou Kanban.

Pois, com o trabalho sob a égide dessas teorias, as tarefas são distribuídas de acordo. Em suma, o seu papel como gestor de projeto é otimizar e personalizar esses princípios para alcançar o melhor resultado.

Se deseja organizar os documentos da sua empresa, já sabe que existem soluções digitais. Por exemplo, com um gestor de tarefas como o de Sesame, terá múltiplas funcionalidades para gerir sua equipa. O melhor é que as suas informações estarão facilmente acessíveis.

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Identificação e Avaliação das Cargas de
Trabalho

Antes de mais nada, a gestão eficiente de cargas de trabalho resulta numa equipa mais produtiva e num forte senso da saúde de um projeto. Com um processo de cargas de trabalho bem gerido, irá determinar se são necessários mais recursos para cumprir os marcos e quem são os seus recursos mais eficazes.

Um bónus adicional é que os membros da equipa estarão motivados e, por isso, investidos emocionalmente nos resultados do seu trabalho. Em suma, os resultados são uma equipa mais produtiva, menos rotatividade, maior comunicação, maior qualidade e introdução de mais soluções por parte dos membros da equipa.

Estratégias para Mitigar Sobrecargas e
Balancear Tarefas

Ocasionalmente, na atmosfera dinâmica dos ambientes de trabalho atuais, encontrar o equilíbrio certo entre as responsabilidades profissionais é fundamental. Neste contexto, exploraremos estratégias eficazes para mitigar sobrecargas e promover um equilíbrio saudável entre tarefas.

1. Analise as cargas de trabalho da sua equipa

Contudo, é difícil compreender a quantidade real de cargas de trabalho de cada membro quando há um monte de tarefas e vários projetos em execução simultaneamente.

• Faça uma lista completa dos projetos e processos sob responsabilidade da sua equipa. Eles incluem projetos de departamentos internos e segmentos de projetos mútuos da empresa.
• Defina o cronograma e o âmbito de cada projeto. Aprenda também o seu tamanho e dificuldade. Identifique as partes do projeto que são lideradas pela sua equipa. 
• Divida os projetos em tarefas e subtarefas. Ao conhecer o trabalho total de sua equipa, pode dividir os projetos em tarefas fáceis de atribuir e acompanhar.
• Defina as prioridades para cada tarefa, pois irão ajudá-lo com o planeamento local e global.
• Analise a largura de banda que cada membro da equipa possui. Saiba quanto tempo e esforço cada membro pode dedicar ao projeto. Isso o ajudará a atribuir tarefas às pessoas certas e a ter expectativas realistas. Usar um relógio de ponto pode ajudá-lo a avaliar o quão produtivo é cada membro da sua equipa.

2. Divida os projetos em tarefas e subtarefas

Depois de ter uma ideia das cargas de trabalho da sua equipa, pode definir a distribuição de tarefas. Contudo, a alocação de recursos deve ser feita de forma a que a carga de trabalho seja distribuída de forma justa dependendo das capacidades de cada membro da equipa.

Como pode alocar recursos de forma eficaz:

1. Primeiro, crie primeiro uma iteração (ou seja, um sprint) com base nas tarefas de maior prioridade. Certifique-se de verificar se todas as dependências de tarefas foram atendidas e também de discutir quaisquer riscos potenciais relacionados a essas funções. Se as tarefas de alta prioridade estiverem a aguardar dependências, planeie primeiro como atender às dependências.
2. O próximo passo é realizar uma reunião de planeamento com a equipa para determinar a complexidade das tarefas planejadas.
3. Certifique-se de definir expectativas realistas ao atribuir tarefas à equipa. Uma estratégia eficaz é analisar quantos Story Points um membro da equipa normalmente é capaz de realizar. Descobrirá que os membros mais juniores podem se superar na conclusão de muitas tarefas menos complexas, mas podem ficar atolados em tarefas complicadas. 
4. Crie fluxos de trabalho para monitorar quais as tarefas que foram concluídas e quais estão pendentes usando software de gestão de trabalho. Dependendo da natureza do projeto, é imprescindível uma reunião diária ou, no mínimo, uma reunião semanal da equipa para discutir tarefas concluídas e possíveis bloqueadores. Receba o feedback da equipa e garanta que eles tenham as ferramentas e os recursos para concluir o seu trabalho no prazo.

3. Visualize o progresso e estabeleça prazos realistas

Ao analisar o progresso e receber feedback, resolva os problemas assim que eles surgirem. Frequentemente, as necessidades de negócios podem mudar a meio do caminho, e é aqui que a sua estratégia de gestão de mudanças entra em ação.

Exemplos típicos seriam alterações num recurso ou se uma dependência fosse muito complexa para ser implementada conforme planeado.

Contudo, pode consultar as prioridades nesses eventos e recalibrar a entrega esperada, trocando as prioridades futuras por prioridades atuais que não estão prontas para serem concluídas. Para estabelecer prazos práticos e modificá-los com facilidade, é altamente recomendável criar um cronograma para apoiar a sua equipa em cada etapa do processo.

4. Defina prioridades para uma execução mais rápida

Esteja a trabalhar numa startup ou numa empresa de dimensão média, e à procura de maneiras de melhorar o seu  processo de desenvolvimento de produto  e entregar um  produto mais viável  ou fazer engenharia reversa de um produto estabelecido, fique sempre de olho na velocidade para maximizar a execução.

Pois, por meio do planeamento adequado detalhado acima, deve ter um forte senso de dependências, bem como de capacidades de equipa.

Planeie as suas cargas de trabalho de longo prazo por meio de um roteiro de projeto. Defina um cronograma de entrega mensal ou trimestral para a vida do projecto, para a carga de trabalho concluída e anote-o com fatores de risco. 

5. Planeie os desafios

Finalmente, a escassez de recursos é uma realidade mesmo nas empresas mais bem financiadas. Algumas das empresas mais bem-sucedidas estabelecerão orçamentos rigorosos para tempo e despesas e poderão não ceder para adquirir recursos adicionais. Contudo, a capacidade de controlar a sua equipa e os seus resultados é a base da gestão de cargas de trabalho.

A Tecnologia como Aliada na Gestão de
Cargas de Trabalho

Primeiramente, a melhor maneira de analisar a gestão de cargas de trabalho e mitigar problemas é usar as ferramentas certas. Um pacote completo de PMs, como Azure DevOps ou Jira, é uma solução comum para projetos maiores.

Outra opção é Sesame, o software de Recurso Humanos que conta um robusto gestor de tarfeas. Entre as suas vantagens estão a modelagem instantânea de tarefas, a capacidade de controlar cada etapa de uma tarefa, atribuição de termos específicos, relatórios instantâneos, etc.

É importante escolher a ferramenta ideal, uma vez que do ponto de vista da gestão de cargas de trabalho, os relatórios são essenciais para otimizar a produtividade. Nas reuniões diárias, pode trazer relatórios de bugs, velocidade, burndown e outros fatores importantes para investigar quaisquer atrasos na produtividade.

Aproveitando estratégias de gestão de cargas de trabalho

Sobretudo, as cargas de trabalho eficiente e a gestão da equipa são essenciais tanto para um projeto separado quanto para a empresa como um todo. Cuide do algoritmo adequado das suas atividades, utilize as ferramentas adequadas e conheça os altos e baixos da sua equipa para obter resultados.

Essa informação ajudou-lhe? Nós esperamos que sim. Por isso, convidamos-o a conhecer mais sobre este e outros temas de recursos humanos em Sesame HR.

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