Carta de Despedimento: Procedimentos e Boas Práticas para Empresas em Portugal

Independentemente do motivo que leva à saída de um colaborador, o procedimento de cessação, assume uma importância igual à integração inicial do colaborador na empresa.

Para além disso, o presente processo contorna uma série de etapas, sendo que o 1º passo passa pela redação da carta de rescisão de contrato de trabalho. Contudo, a carta de despedimento deve ser pormenorizadamente elaborada, incluindo todos os detalhes da demissão ou despedimento.

Seja uma saída voluntária ou involuntária do colaborador, é essencial planeá-la com extremo cuidado de forma a garantir a total conformidade com as leis trabalhistas, bem como respeitar o Código do Trabalho Português.

Em suma, caso deseje organizar os documentos da sua empresa, já sabe que existem soluções digitais. Por exemplo, com um gestor de documentos como o de Sesame HR. Terá múltiplas funcionalidades para fazer a gestão de arquivos e o melhor é que as suas informações estarão facilmente acessíveis.

Importância da Carta de Despedimento no Contexto Empresarial

Um contrato de trabalho poderá ser rescindido por várias razões, entre as quais:

• Caducidade
• Revogação
• Despedimento por facto imputável ao colaborador
• Despedimento coletivo
• Por extinção de posto de trabalho
• Despedimento por inadaptação
• Resolução pelo colaborador
• Denúncia pelo colaborador

Assim, os contratos de trabalho podem ser rescindidos quer por iniciativa da entidade empregadora (despedimento) ou do trabalhador (demissão). Em ambas as situações, podem ser com ou sem justa causa.

Carta de Despedimento

Independente da iniciativa, seja do empregador ou do colaborador, contudo, a cessação do contrato de trabalho implica determinadas formalidades. Sendo que uma delas é o preenchimento de uma carta de despedimento, que deverá notificar o aviso prévio e ser assinada por ambas as partes.

Assim como o empregador, o colaborador também tem o direito de finalizar a sua relação com a empresa. Por causa disso, existem, fundamentalmente, duas formas de cessação de contrato:

• Com justa causa: põe fim imediato ao vínculo laboral e concede ao trabalhador o direito de compensação financeira;
• Sem justa causa: obriga o trabalhador a apresentar um aviso prévio, por meio de uma carta de rescisão de trabalho.

Existem algumas causas previstas para despedimento por justa causa que não conferem direito a indemnização, entre elas:

• Violação de direitos e garantias de outros colaboradores da empresa (ou de terceiros);
• Provas falsas na justificação de faltas;
• 5 faltas não justificadas seguidas ou falta de 10 interpoladas ao trabalho, em cada ano civil;

Existem ainda outras razões que recaem na categoria de justa causa e que também não conferem o direito a indemnização, tais como:

• Despedimento coletivo
• Despedimento por Extinção do Posto de Trabalho
• Despedimento por inadaptação

Função e Relevância da Carta de Despedimento

A comunicação da intenção de rescisão de contrato deve ser feita por escrito ao empregador (de acordo com o descrito em contrato de trabalho, seja através de carta física ou de um e-mail).

O colaborador, salvo previsto em contrato, deve avisar que pretende cessar o contrato de trabalho pelo menos 15 dias antes de cessar as funções, pelo que deve apresentar a carta de despedimento

Legislação e Requisitos Legais em Portugal

Na esfera laboral portuguesa, a legislação e requisitos legais desempenham um papel crucial na definição dos parâmetros para práticas empresariais. Compreender essas normas é essencial para uma gestão de recursos humanos eficaz.

Como funciona o aviso prévio em Portugal?

• Menos de seis meses: 15 dias de aviso prévio;
• Entre seis meses e dois anos: 30 dias de aviso prévio;
• Mais de dois anos: 60 dias de aviso prévio.

O que sucede quando o colaborador não quiser cumprir o aviso prévio?

No caso de não cumprir com o aviso prévio, irá ter que pagar uma indemnização ao seu empregador.

O trabalhador que solicita para sair e não quiser cumprir o aviso tem de pagar 30 dias de salário ao empregador, com exceção de acordo com o empregador e se for dispensado do pagamento. O mesmo equivale para a empresa que demite e não quer que o trabalhador preste serviços por mais 30 dias.

Elementos Essenciais na Elaboração da Carta de Despedimento

A carta de despedimento deve ser minuciosa, detalhada e devidamente elaborada, apresentando as razões do despedimento e a respectiva data, pois deve dar conhecimento ao empregador com pelo menos com 15 dias de antecedência para contratos até 6 meses.

Estrutura e Informações Necessárias na Carta

Na elaboração de uma carta de despedimento, a estrutura e as informações necessárias desempenham um papel fundamental. Uma abordagem clara e cuidadosa é essencial para uma comunicação eficaz.

O que deve conter uma carta de despedimento?

• Índice de conteúdo
• Cabeçalho.
• Destinatário.
• Saudação de carta.
• Parágrafo 1: Aviso de demissão.
• Segundo parágrafo: Agradecer o tratamento recebido.
• Terceiro parágrafo: Alcançando uma entrega ótima.
• Despedida formal e assinatura.

Boas Práticas na Comunicação de Decisões de Despedimento

Ser demitido pode ser uma grande carga psicológica para um colaborar, por causa disso a forma como se transmite a mensagem e se conduz a reunião é essencial.

Manter uma reunião curta e frontal. Permanecer calmo e controlado e transmitir compaixão. Fornecer informações sobre tópicos como pacotes de indemnização, serviços de recolocação e programas de assistência a colaboradores.

Contudo, certifique-se de que a discussão seja ampla e empática. Em termos concretos, discuta por que razão está a ser demitido, mantendo-se factual e objetivo, e sendo sempre educado e agradecido pelo tempo que o colaborador trabalhou na empresa.

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Processo de Comunicação e Aconselhamento na Situação de Despedimento

1. Seja honesto!

Deve também evitar frases enganosas como “reunião de feedback” ou “avaliação de desempenho”. Caso contrário, alimentará falsas expectativas. Contudo, crie um modelo de possível rescisão ou uma lista de verificação de rescisão como diretriz a ser seguida durante a discussão.

Isso incluiria etapas como:

• Breve saudação
• Avisar
• Indique e explique os motivos
• Espere pela reação do colaborador e responda na mesma moeda
• Esclareça os próximos passos
• Organizar discussão de acompanhamento

2. Vá direto ao ponto

Ao demitir um colaborador, não faça rodeios. Pois, uma entrevista de demissão não deve durar mais que 15 minutos. Uma introdução longa, mesmo com as melhores intenções, apenas deixará o colaborador nervoso desnecessariamente.

3. Razão clara para rescisão

Indique o motivo da demissão de um colaborar nas primeiras cinco frases, ponto final. Em seguida, liste pontos específicos. Aqui estão alguns dos principais motivos de rescisão que podem ser relevantes:

• Uma queda no desempenho e na qualidade
• Atitude negativa
• Conflito dentro da equipa
• Redução forçada dentro da empresa
• Fecho de departamentos individuais

Em qualquer caso, a rescisão deve ser compreensível para o colaborador.

4. Evite quaisquer perturbações

Embora possa parecer óbvio, ainda é essencial. Não só deve ser privado, não visível para outros colaboradores, mas também deve evitar telefones ou notificações de computador. Pois o ambiente precisa ser um tanto tranquilo durante a demissão de um colaborador.

5. Prepare-se para reações negativas

Existem três reações básicas para as quais os gestores devem se preparar:

• O tipo controlado
• O tipo emocional
• O negociador

O tipo controlado parece sereno e não fala muito. O tipo emocional, por outro lado, chora ou fica com raiva. O negociador tentará negociar acordos consigo ou adiar a rescisão.

Os gestores não devem responder a isto, contudo devem permanecer firmes. Se a reação for muito emocional, tenha empatia por eles, mas não deixe que isso afete a sua decisão ou se desvie do curso.

6. Controle a conversa

Os gestores precisam permanecer os líderes da conversa, garantindo ao mesmo tempo que ela prossegue de acordo. Para que não seja surpreendido pela reação do colaborador, aqui também é importante a preparação. O que fazer se o colaborador ficar com raiva? E se eles começarem a chorar? Cabe ao gestor acalmar a situação e voltar a controlá-la.

É assim que os gestores devem agir durante a entrevista de despedimento, pois não se trata de uma situação agradável:

• Educado, mas não muito cordial: Deve-se manter distância emocional durante toda a conversa.
• Calmo e firme: Os gestores não devem se deixar abalar pelas emoções dos colaboradores.
• Comunicação clara, comportamento profissional: Não importa como o colaborador reaja à demissão, o gestor não deve entrar em discussões.

7. Concentre-se nas próximas etapas

Depois de terminar de demitir um colaborador, o que acontece a seguir?

A folga dá-lhes a oportunidade de aceitar a demissão e considerar o seu futuro. A comunicação à equipa, a transferência e o direito a férias rateadas também devem ser esclarecidos. Isso deve ser pago ou concedido.

8. Fale com os colaboradores restantes

A notícia de rescisões espalha-se rapidamente – e isso deixa as pessoas inseguras.

Contudo, para evitar que isso tenha um impacto negativo no humor e no desempenho dos demais colegas, converse com a equipa. Deixe claro qual o impacto da rescisão terá na equipa, nos projetos, nas metas e na organização.

Em suma, na maioria dos casos, isto acalma a situação, dá aos colaboradores um novo impulso de motivação e liga-os mais fortemente à empresa.

Abordagem Humanizada na Comunicação do Despedimento

Como gestor de RH, o que pode fazer? Ofereça ao seu colaborador uma conversa de acompanhamento. Pois por vezes ajuda colocar pensamentos em palavras e discuti-los. Como elo entre a administração e o colaborador, deve abordar o colaborador após a entrevista de despedimento e esclarecer quaisquer questões não resolvidas ou tentar reduzir as suas preocupações.

Preparação para as notícias

Não há ninguém goste de dar ou de receber más notícias.

Para que a mensagem a entregar seja na altura certa, e conseguir subsequentemente que o colaborador comece a centrar-se em como seguir em frente, será essencial a existência de um guião preparado com antecedência sobre a fundamentação lógica que suporta a decisão.

Em suma, este discurso deve acolher o tom e o estilo certos que acaba por ser um reflexo da cultura da empresa.

O colaborador notificado necessita de uma compreensão da situação, bem como de conselhos firmes e de uma direção sobre como aproveitar os recursos disponíveis para encontrar uma nova posição.

Criação do tom e do espaço adequados

A identificação de um momento e de um local adequados irá pois permitir que todos façam a gestão das suas emoções e se preparem para os próximos passos.

Contudo, a reunião de notificação deve ser realizada num local privado. Pois, para gerir o processo de forma eficaz, é importante que exista uma agenda da reunião, que é partilhada entre todos: quem vai informar o colaborador e as equipas de RH.

É também importante planear a informação aos restantes colaboradores e a forma como essa informação é fornecida. 

Suporte e Recursos Disponíveis para o Colaborador

A lei portuguesa não autoriza o despedimento livre dos trabalhadores por decisão unilateral do empregador.

• Por norma, esse despedimento tem que ter uma causa. O fim do contrato é de forma obrigatória antecedido de um processo formal de acordo com a lei.
• Durante a negociação e ainda antes de assinar o acordo que porá fim ao contrato de trabalho, o colaborador deverá averiguar se terá ou não direito a subsídio de desemprego
• Pois, para além da indemnização pela cessação do contrato de trabalho, o colaborador terá também direito a que lhe sejam pagos, no momento da saída:
  • Montantes relativos a férias, subsídios de férias e de Natal, quer os vencidos no ano da cessação e ainda não gozados ou pagos, quer os proporcionais pelo trabalho prestado nessa ano que se venceriam no dia 1 de Janeiro do ano seguinte ao do fim do seu contrato.
• Tem direito a que lhe seja passado um certificado de trabalho, podendo solicitar, caso tenha interesse, uma carta de recomendação.

Essa informação ajudou-lhe? Nós esperamos que sim. Para saber mais sobre o nosso software de RH – Sesame HR, modelos ou guias úteis, continue na nossa secção de recursos.

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